Zmiana procedur rozliczeniowych firmy może wpłynąć na sposób prowadzenia interesów z dziesiątkami klientów. Nie można po prostu zmienić zaplanowanych dat faktury, podnieść kwot płatności ani w inny sposób zmienić warunków bez uprzedniego powiadomienia klientów. W przeciwnym razie czekają Cię rozmowy telefoniczne, skargi, utrata przychodów i negatywne komentarze. Przygotuj list, który wyślesz swoim klientom, aby zapewniał kompletne odpowiedzi na pytanie "kto, co, kiedy i gdzie" Twoich nowych zasad.
Wyjaśnij cel
Oficjalne komunikaty o zmianach proceduralnych powinny zostać otwarte z wyraźnym stwierdzeniem źródła informacji, ludności, której dotyczy, oraz charakteru zmiany. Aby osiągnąć ten cel, użyj firmowego papieru firmowego, aby odbiorca natychmiast poznał Twoją tożsamość. Jeśli skonfigurujesz swoją wiadomość w edytorze tekstów jako projekt korespondencji seryjnej, możesz dołączyć niestandardową zwrot grzecznościowy do każdej litery, aby uniknąć przerażającego wprowadzenia "Szanowny Kliencie", który depersonalizuje każdą wiadomość. Potwierdź swoje uznanie dla biznesu odbiorcy i opisz podstawy polityki w krótkim pierwszym akapicie. Możesz na przykład ogłosić "Ponieważ cenimy Cię jako klienta, kontaktujemy się z Tobą, aby poinformować Cię o nadchodzących zmianach w naszych procedurach płatności, które mają wpływ na Twoje konto".
Podaj szczegóły
Po wprowadzeniu ogólnego tematu komunikacji, przejdź do punktu w następnym akapicie. Wyjaśnij - tak zwięźle, jak to możliwe - nadchodzącą zmianę i nowe zasady, które różnią się od starych. Klienci chcą dokładnie wiedzieć, jak wpływają na nie Twoje zasady. Jeśli nie dostarczysz jasnego, logicznego wyjaśnienia, które odpowie na wszystkie oczywiste pytania, które podnosi, twój telefon zacznie dzwonić wkrótce po tym, jak twoje listy dotrą do skrzynek pocztowych odbiorców. Aby upewnić się, że adresujesz wszystkie niezbędne szczegóły, poproś przyjaciół, współpracowników lub innych osób z zewnątrz, aby przeczytali list na swoich prototypowych etapach i dopracuj swój komunikat w świetle jakichkolwiek pytań, które zadają.
Potwierdź pomiar czasu
Określ dokładnie, kiedy zmiany zaczną obowiązywać. Jeśli klienci muszą zacząć korzystać z nowego adresu płatności skutecznego w danym cyklu rozliczeniowym w danym miesiącu, powiedz im "Począwszy od płatności za miesiąc i rok, prześlij czek na adres". Jeśli klienci zobaczą zmianę warunków płatności, powiedz im: "Podnosimy minimalną kwotę płatności z numer na numer procent Twojego salda od miesiąca i roku". Aby uniknąć nieporozumień, skorzystaj z tego podsumowania czasowego, aby podsumować zmianę i podać pełną datę, aby Twój list stał się realną przyszłą referencją dla plików klientów.
Zrób to oficjalnie
Zanim zamkniesz list, jasno i stanowczo wyjaśnij, że twoje zmiany nie odzwierciedlają warunków opcjonalnych. Klienci muszą zdać sobie sprawę z tego, że nie mogą zrezygnować z twoich procedur, z wyjątkiem zamknięcia konta i że kontynuowanie współpracy z Tobą po dacie zmiany potwierdza, że akceptują i zgadzają się przestrzegać nowych zasad. Podaj swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, nawet jeśli wszystko to jest częścią papieru firmowego i podkreśl, że przyjmujesz zgłoszenia klientów, jeśli mają pytania lub komentarze.
