Recepcjoniści są często pierwszym punktem kontaktu, który spotykają się z klientami i klientami, gdy wchodzą do firmy lub rozmawiają z nią, gdy dzwonią. Ważne są pierwsze wrażenia, więc znalezienie recepcjonistki z najlepszym połączeniem profesjonalizmu, kompetencji i życzliwości znacznie przyczyni się do założenia firmy jako dobrze prowadzonej działalności.
Porównywanie jakości
Firma zarządzająca zasobami ludzkimi Grupa Rainmaker zaleca systematyczne podejście do identyfikacji kluczowych cech recepcjonistki wysokiej jakości przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej i procesu wynajmu. Ponieważ recepcjonistki są zwykle pierwszym punktem kontaktu ze światem zewnętrznym, wiadomość, którą wysyła recepcjonista, powinna być zgodna z wizerunkiem firmy. Zdaniem Rainmakera znaczenie ma styl zachowania, wartości i motywatory recepcjonisty, a także umiejętności ludzi i ich osobiste cechy. Podczas gdy profesjonalizm i kompetencje są zawsze ważne, pożądane cechy osobiste mogą się różnić na przykład między galerią sztuki a firmą prawniczą.
Cenne zachowanie
Podczas gdy wizerunek firmy jest ważny, wszystkie recepcjonistki wysokiej jakości mają określone cechy zachowania, które sprawiają, że są skutecznymi członkami zespołu. Po pierwsze, recepcjoniści powinni być zorientowani na klienta - w tym klienci, którzy są również współpracownikami. Recepcjonistki powinny również lubić rozmawiać z ludźmi, a nie przeszkadzać w częstych zakłóceniach, takich jak dzwoniący telefon lub odwiedzający biuro. Ponadto recepcjonista musi również być w stanie zachować uporządkowane i czyste środowisko pracy; zorganizowanie się pomoże, kiedy zostanie wezwany do wykonania dwóch zadań jednocześnie, co jest częstym zjawiskiem w recepcji. Zdaniem Genius Center, organizacji wspierającej biznes, niezbędne są również dobre umiejętności komunikacyjne, w tym umiejętność pisania i mówienia w sposób jasny i z właściwą dykcją.
Automotywacja
Skuteczny recepcjonista musi skupić się na robieniu rzeczy we właściwy sposób, zgodnie z Rainmaker, oraz w sposób, który pasuje do kultury i standardu firmy. Recepcjonistka nie tylko musi się szybko uczyć, jak to działa, ale musi także skupić się na równoważeniu zadań i rozsądnym zarządzaniu swoim czasem. Poznawanie biznesu, w tym częste opanowywanie nowych zadań i umieszczanie w najbardziej potrzebnych miejscach, sprawia, że recepcjonista jest cennym nabytkiem. Chociaż umiejętności te nie mogą być częścią oficjalnego opisu stanowiska pracy, to właśnie te cechy sprawiają, że skuteczny recepcjonista oprócz nieefektywnego.
Umiejętności osobiste
Recepcjonistki muszą pracować pod niewielkim nadzorem i muszą być w stanie podejmować dyplomatyczne, skoncentrowane na kliencie decyzje, często pod przymusem, bez marszczenia ich piórek. W rezultacie najlepsi recepcjoniści są zwykle elastyczni i mają doskonałe umiejętności planowania i organizacji. Są również taktowni; miej na uwadze, że zły klient może najpierw wyładować swoje uczucia na recepcjonistce, a recepcjonista, który jest w stanie uspokoić frustrację, może uratować zarządzanie wieloma problemami. Dlatego taktowne dobre maniery są niezbędne.
