Jeśli prowadzisz firmę na zasadzie memoriałowej lub kredytowej, księgowość firmy musi monitorować długi firmy. Różne długi są definiowane i raportowane w różny sposób. Definicja "zobowiązania" to kwota, którą jesteś winien dostawcom lub usługodawcom, którzy udzielili Ci kredytu. Rachunki do zapłaty to dokumenty, które pokazują, ile jesteś winien za zakupy kredytowe.
Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami
Różnica między należnościami a należnościami to różnica między kupnem na kredyt a sprzedażą na kredyt. Gdy kupujesz na kredyt, dodajesz go do kategorii zobowiązań w Twojej księdze głównej. Kiedy sprzedajesz na kredyt, dodajesz rachunek do należności.
Załóżmy, że posiadasz sklep z narzędziami i zamawiasz 5000 USD na narzędzia do odsprzedaży w Twoim sklepie. Jeśli prowadzisz firmę na zasadzie kasowej, nie musisz podawać 5000 $ na swoje konta, dopóki nie zapłacisz za nie. Jeśli działasz na zasadzie memoriałowej, dodajesz 5000 $ natychmiast jako konta do zapłaty. Jeśli rachunek jest nadal niezapłacony, gdy tworzysz bilans za kwartał, podajesz go jako zobowiązanie. Kiedy w końcu zapłacisz rachunek, usuniesz 5000 $ z rozrachunków z dostawą i zmniejszysz saldo rachunku pieniężnego o 5000 USD.
Na należnościach wszystko działa odwrotnie. Na przykład, gdy klient płaci, obniżasz należności i zwiększasz gotówkę o tę samą kwotę. Należności są raczej aktywami niż zobowiązaniami.
Rachunki płatne
Rozrachunki z dostawcami to kategoria w Twoich księgach. Faktury płatne odnoszą się do rzeczywistych faktur otrzymywanych od dostawców lub dostawców. Kiedy dostawca, który sprzedał ci narzędzia w wysokości 5000 USD, wysyła ci rachunek za przesyłkę, ta faktura jest rachunkiem płatnym. Podobnie jak miesięczne rachunki za światło, wodę i inne media.
Ponieważ transakcje z rozrachunkiem z dostawą zazwyczaj pochodzą z faktur lub rachunków, powszechne jest odnoszenie się do rachunków płatnych i zobowiązań płatnych tak, jakby były to te same rzeczy. Niektóre firmy wolą jednak oddzielić niektóre rachunki, na przykład od wystawiania rachunków za usługi komunalne w odrębnej kategorii opłat za media. Jest to przydatne, jeśli, na przykład, firma chce monitorować wydatki na media lub brać pod uwagę inne wydatki oddzielnie od rachunków za media.
Księgowanie banknotów płatnych
Notatki do zapłaty brzmią jak inna nazwa rachunków płatnych, ale jest inaczej. Istnieje również różnica między zobowiązaniami i należnymi notami. Podobnie jak zobowiązania do zapłaty, banknoty są pozycją księgową identyfikującą pieniądze, które Twoja firma jest winna. Różnica polega na tym, że należne papiery dłużne są obciążone wekslami, a nie rachunkami.
Załóżmy, że zamiast kupować towary o wartości 5000 USD za swój sklep, pożyczasz 5000 $ z banku. W ramach umowy kredytowej podpisujesz weksel, w którym wyszczególniasz kwotę główną, stopę procentową i termin spłaty. Rejestrujesz zadłużenie na swoich kontach, dodając 5 000 USD do kategorii obligacji, a nie do zapłaty. Ponieważ nota nie jest rachunkiem, pieniądze nie są również płatne.
Sporządzanie bilansu
Kolejną różnicą między rachunkami do zapłacenia, zobowiązaniami i banknotami jest to, że faktury nie są pozycją w sprawozdaniach finansowych. Zadłużenie reprezentowane przez faktury jest księgowane jako należności. Zapisujesz je w sekcji "Zobowiązania" bilansu wraz z notami do zapłaty.
Bilans jest równaniem; aktywa z jednej strony są równe sumie zobowiązań plus kapitał własny właścicieli. Każdy wpis w księdze rachunkowej z "płatny" w nazwie jest zobowiązaniem. Może to obejmować wynagrodzenia wypłacane, pensje do zapłacenia, należne odsetki i należny podatek dochodowy.
Powiedzmy, że aktywa Twojej firmy wynoszą 175 000 USD. Twoje jedyne zobowiązania podczas sporządzania bilansu wynoszą 60 000 USD na rachunkach do zapłacenia i 40 000 USD na banknotach płatnych. Jeśli odejmiesz zobowiązania od aktywów, pozostanie 75 000 USD jako kapitał własny właściciela. To kwota, którą właściciele podzieliliby, gdyby firma zdecydowała się zamknąć sklep.
