Rada dyrektorów wymaga, aby zarząd raportował do niej wszystkie istotne informacje organizacji w zwięzłym, łatwym do przestrzegania formacie. Będziesz musiał poinformować o kondycji finansowej organizacji i podzielić się swoimi planami z zarządem.
Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty i przekaż kopię każdemu członkowi zarządu. Co najmniej należy dostarczyć zarządowi sprawozdanie finansowe i raport zarządczy, z informacją o czymś niezwykłym. Sprawozdanie finansowe nie powinno być dłuższe niż jedna strona.
Przejrzyj protokół z ostatniego spotkania zarządu. Jeśli są jakieś elementy z ostatniego spotkania zarządu, które czekają na rozwiązanie, należy je teraz rozwiązać. W przeciwnym razie należy poświęcić bardzo niewiele czasu na sprawdzenie protokołu z ostatniego spotkania.
Omów to, co wydarzyło się w organizacji od czasu ostatniego spotkania zarządu lub ostatniego zgłoszenia na forum. Nie poświęcaj niepotrzebnie czasu na aspekty organizacji, które działają normalnie. Powinieneś wydać tylko jedno lub dwa zdania na operacje organizacji, które nie są w żaden sposób wyjątkowe.
Porównaj to, co zostało zaplanowane z tym, co faktycznie się wydarzyło. Wspomnieć o nabyciu własności lub nowych aktywów, kwestiach pracowniczych, w tym o odpowiednich nowych zatrudnieniach lub rozwiązaniach oraz nowych programach, usługach lub produktach. Nie pomijaj negatywnych wyników.
Rozpowszechniaj i przeglądaj sprawozdania finansowe. Wskaż członkom zarządu ogólny zysk lub stratę organizacji. Jeśli istnieją znaczne odstępstwa od prognoz, zwięźle wyjaśnij.
Opisz swoje plany dotyczące przyszłości organizacji, w tym szeroki przegląd przewidywanego wzrostu, przychodów, nowych projektów i rozwoju pracowników.
Zwróć uwagę zarządu na sesję pytań i odpowiedzi. Zapytaj członków zarządu, czy rozumieją przewidywany rozwój organizacji i jakie mogą być ich rekomendacje. W tym momencie, jeśli to możliwe, powinieneś także ustalić datę następnego spotkania zarządu.
