Przejście od użycia papieru i ołówków lub różnych samodzielnych programów komputerowych do zintegrowanego systemu informatycznego jest pewną oznaką małego biznesu. W przeciwieństwie do rozłącznego systemu ręcznego, system oparty na technologii obsługuje wszystkie aspekty przechowywania, przetwarzania, dystrybucji i przekazywania informacji biznesowych z centralnej lokalizacji. Chociaż nadrzędne cele często koncentrują się na korzyściach niematerialnych, takich jak zdobywanie przewagi konkurencyjnej lub zwiększanie zadowolenia klientów, wiele firm ma także wymierne korzyści, takie jak oszczędność kosztów, lepsza kontrola i mniej błędów związanych z wprowadzaniem danych.
Definiowanie namacalnego
To, co uwzględnisz na liście korzyści materialnych, zależy od tego, czy klasyfikujesz te korzyści przy użyciu wąskiej, czy szerokiej definicji. Jeśli Twoja firma stosuje wąską definicję, wymierne korzyści to tylko te, które możesz określić ilościowo i mierzyć w kategoriach pieniężnych. Obejmują one zarówno natychmiastowe obniżenie kosztów, jak i długoterminowe oszczędności. Szeroka definicja obejmuje również quasi-namacalne korzyści, których nie można określić ilościowo w kategoriach pieniężnych, ale które można bezpośrednio zobaczyć, dotknąć lub poczuć.
Oszczędności kosztów
Chociaż często trzeba czasu, aby zacząć realizować oszczędności, a wydatki nie spadną z dnia na dzień, z czasem korzyści finansowe staną się bardziej oczywiste. Ponadto korzyści te często występują w sekwencji. Na przykład system informatyczny zwiększa produktywność, co może prowadzić do redukcji zatrudnienia, co zmniejsza koszty operacyjne. Może również poprawić efektywność zamawiania zapasów, co często skraca czas realizacji zamówienia i skutkuje zarówno mniejszymi wymaganiami dotyczącymi utrzymywania zapasów, jak i kosztami.
Lepsza kontrola wewnętrzna
Wiele namacalnych korzyści działa na rzecz poprawy wewnętrznych i zapobiegawczych kontroli wewnętrznych. Na przykład, scentralizowany system przechowywania informacji umożliwia lepszą kontrolę dostępu. Szybsze raportowanie, które często przekłada się na opinie w czasie rzeczywistym, zwiększa odpowiedzialność i zmniejsza szanse nadużycia aktywów biznesowych, oszustwa lub kradzieży wewnętrznej. Ponadto automatyczne śledzenie nie tylko ułatwia wyszukiwanie dokumentów bieżących i historycznych, ale także umożliwia konstruowanie i przeglądanie kompletnych ścieżek audytu dla większości transakcji.
Zwiększone przychody
System informacyjny może skrócić czas reakcji i zwiększyć przychody ze sprzedaży. Wymierne korzyści, takie jak większa dostępność danych i mniej wąskich gardeł informacyjnych w części systemu informatycznego do zarządzania zapasami, mogą pomóc zwiększyć sprzedaż poprzez ograniczenie wyprzedaży i zamówień z powrotem. W części dotyczącej zarządzania relacjami z klientami łatwiejszy dostęp do informacji klienta może oznaczać różnicę między robieniem a brakiem sprzedaży. Umożliwia również klientom sprzedaży i obsługi klienta monitorowanie historii zamówień klienta i planowanie terminowych rozmów handlowych.
