Utrzymywanie dokładnych numerów magazynowych jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia działalności. Niestety zazwyczaj nie jest opłacalne, aby firmy fizycznie liczyły swoje zapasy co miesiąc w celach raportowania. Jednym ze sposobów rozliczania zapasów jest korzystanie z metody kasowej, która zapewnia prostą metodę księgową, którą przedsiębiorstwa mogą stosować przy obliczaniu zapasów.
Rachunek metod pieniężnych
Metoda kasowa rachunkowości jest prostym systemem księgowym, w którym dochód jest raportowany w momencie otrzymania gotówki, a koszty są raportowane, gdy gotówka opuszcza firmę. Większość firm korzysta z rachunkowości memoriałowej, która jest wymagana przez prawo. Małe przedsiębiorstwa, które osiągają roczną sprzedaż brutto mniejszą niż 1 milion USD, mogą zdecydować się na korzystanie z metody kasowej dla swojej działalności.
Metoda Cash Inventory
W ramach systemu rozliczania metodą czysto gotówkową, zapasy byłyby ujmowane w księdze głównej w momencie zakupu przez firmę. Wszelkie pieniądze wydane w ramach kasowej księgowości tworzą wydatek; po zakupie zakupionego inwentarza zostaje pokazana sprzedaż, ponieważ w grę wchodzi gotówka.
Zgodnie z procedurą Internal Revenue Service 2000-22, przy księgowaniu zapasów w ramach metody kasowej należy przestrzegać nieco innych wytycznych. Zapasy nie są rejestrowane, dopóki nie zostaną opłacone; gdy firma zapłaci dostawcy za inwentaryzację, jest ona wykazywana w bilansie jako składnik aktywów. Po sprzedaniu zapasów klientowi zostaje przeniesiony na konto sprzedane za towary. IRS dyktuje, że koszt sprzedanych towarów zostanie rozpoznany, gdy zostanie opłacony przez firmę lub gdy zapasy zostaną sprzedane klientom, co nastąpi później. Pozwala to na rozpoznanie rocznej sprzedaży w ciągu jednego roku i kosztów towarów sprzedanych w innym, łagodzenie problemów z podatkiem na koniec roku.
Zgodnie z metodyką kasową, na koniec roku może być konieczne dostosowanie stanu zapasów, aby dokładnie odzwierciedlić obecną kwotę w firmie. Korekty te wynikają z faktu, że płatności są dokonywane na zapasach na koniec roku, ale są opłacane w przyszłym roku.
Niedogodności
Metoda kasowa rachunkowości stanowi poważną wadę dla właścicieli firm. Chociaż sprzedaż może wyglądać wyjątkowo wysoko, a zapasy są bardzo niskie w ciągu jednego miesiąca, może to być spowodowane problemami z terminem płatności. Płatności od klientów mogły być wysokie, ponieważ płacą rachunki w jednym miesiącu, a nie w sprzedaży w bieżącym miesiącu. Zapasy mogą być niskie, ponieważ płatności nie zostały dokonane dla zapasów na rękę; dlatego nie jest on zapisany w księdze głównej. Mimo że metoda gotówkowa przedstawia dobre informacje na temat rzeczywistych przepływów pieniężnych, nie może dokładnie raportować sprzedaży i zapasów bez przeprowadzenia pewnych badań liczb.
