Bez względu na to, ile gotówki ma grupa w swojej puli, szukanie sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy na imprezach ma dobry sens biznesowy - a tym bardziej, jeśli wydarzenie to ma na celu zebranie funduszy dla organizacji. Utrzymywanie niskich kosztów dzięki inteligentnemu, kreatywnemu planowaniu wiąże się z dodatkowym czasem spotkania i ustalaniem priorytetów, zamiast ulegać. Wypłata może przynieść więcej pieniędzy niż wyłudziłeś - lub przynajmniej pomóc uniknąć rozpoczęcia kolejnego kwartału na czerwono z powodu przyjęcia.
Planować naprzód. Najlepszym sposobem na zablokowanie cen i znalezienie dobrych okazji, jest przygotowanie komitetu na co najmniej sześciomiesięczny okres do polowania na okazje. Próba wyrzucenia czegoś w ostatniej chwili nie zapewnia żadnego pokoju negocjacyjnego, co oznacza, że płacisz pełną cenę za coś, co w innym przypadku kosztowałoby mniej lub więcej.
Zrób budżet i trzymaj się go. Podczas robienia rzeczy niedrogo jest celem, wymyślanie solidnej liczby zanim zaczniesz oferować granice, gdy zaczyna się burza mózgów i pozwala grupie ustalić priorytety tam, gdzie te dolary idą.
Porozmawiaj o tym, jak zaoszczędzić pieniądze zaraz za bramą. Spójrz na takie opcje, jak zwrócenie się do zaangażowanego dawcy, by zaoferował jej dom na imprezę domową lub wymianie godzin wolontariatu w lokalnym centrum społeczności w zamian za bezpłatne korzystanie z ich placówki. Jeśli w pobliżu znajduje się szkoła gotowania, po ulotkach szukaj studentów chętnych do wypróbowania swoich nowych umiejętności kulinarnych, aby zaspokoić swoje potrzeby lub zapytaj profesjonalistę, czy możesz obniżyć koszty, dostarczając własną kelnerkę lub barmankę.
Zbadaj koszt pozycji listy kontrolnej przed podjęciem decyzji lub umowy. Hale wynajmu, firmy cateringowe, muzycy, koszty druku i dobrodziejstwa imprez szybko się sumują. Zanim wszyscy zainteresują się jakimś znanym obiektem lub zespołem, poznajcie prawdziwą cenę.
Wykorzystaj dostępne zasoby. Zajrzyj do swojego forum lub bazy ochotników, aby pomóc w wydarzeniu, czy drukować i dostarczać ulotki, aby zaoszczędzić koszty drukowania lub poprosić kogoś o darowiznę lub zaoferować sprzęt AV na wieczorną prezentację. Stuknięcie w swoją podstawową bazę może przynieść znaczne oszczędności.
Połącz siły z inną, podobnie myślącą grupą, która będzie współgospodarzem wydarzenia. Pozwala to nie tylko na dzielenie się kosztami i obowiązkami, ale także promuje wydarzenie dla szerokiego grona odbiorców i może przyciągnąć dodatkową ekspozycję.
Korzystaj z bezpłatnych materiałów sieciowych. Chociaż promocje online są szybkie i łatwe, Twoja grupa może również korzystać z biuletynów społecznościowych oferowanych przez radio, telewizję i gazety. Pisz i rozpowszechniaj komunikaty prasowe swojego wydarzenia i promuj kąt, który może sprawić, że Twoje wydarzenie będzie miejscem w lokalnych wiadomościach.
Nie zakładaj, że dostaniesz coś za nic. Możesz mieć najbardziej ukochaną organizację non-profit lub organizację społeczną w okolicy, ale to niekoniecznie będzie oznaczać darmową jazdę dla towarów i usług. Pytając o rabaty lub darowizny, zaoferuj coś w zamian, np. Wyróżnioną wzmiankę we wszystkich materiałach promocyjnych, zaproszeniach na biuletyn i widoczność na imprezie.
Wskazówki
-
Uważaj na ukryte koszty, takie jak dodatkowe opłaty za wynajem, opłaty za spóźnienie lub dopłaty gratyfikacyjne i staraj się je wszystkie uwzględnić lub uniknąć ich wszystkich.
