Gdy powiadamiasz pracownika, dostawcę lub posiadacza polisy, że ich umowa nie jest odnawiana, musisz wysłać list z prośbą o przedłużenie. Pisanie tego listu z taktem i profesjonalizmem może ułatwić polubowną separację, nie wspominając o oszczędzaniu czasu i cierpieniu. To nieco trudny manewr; List nieodnowienia musi być zrównoważony między mocno określoną pozycją a wrażliwością na emocje odbiorcy.
Jasno określ swój zamiar
Jasno określ swój cel. Dwuznaczność może później otworzyć drzwi do zamieszania. Po podaniu nazwy firmy lub organizacji, wyjaśnij, że czytelnik nie jest odnawiany. W przypadku bardziej drażliwych kwestii, takich jak stanowisko pracy, list powinien nastąpić po telefonie lub spotkaniu osobistym, wyjaśniając pokrótce powody nieprzedłużenia.
Przykład:
Otrzymujesz ten list, ponieważ obecnie dostarczasz nam comiesięczną usługę kawy do naszego biura, którą musimy anulować w przyszłym miesiącu.
Zapewnij fabułę
Podaj szczery powód do nieprzedłużenia. Twój odbiorca zasługuje na ważne wyjaśnienie tej decyzji. W wielu przypadkach przyczyna może być tak prosta, jak zmiana polityki, cięcia budżetowe lub regularne rozwiązanie stanowiska. Jeśli decyzja była oparta na słabej wydajności, powiedz to na przykładzie. Unikaj cattiness lub nadmiernie oskarżycielskie oświadczenia; zamiast tego zachowaj spokój i profesjonalizm. Upewnij się, że posiadasz specjalne raporty o incydentach, które poprą stwierdzenia o złej woli lub słabej wydajności, jeśli decyzja zostanie podjęta.
Przykład:
Nie odnawiasz się ze względu na swoje wyniki w zakresie pracy, szczególnie pod względem punktualności i zaangażowania w pracę.
Omów dostępne opcje
Wyjaśnij opcje dostępne dla odbiorcy. Aby zmienić politykę, podaj alternatywy i konkretną datę rozwiązania. W przypadku nieodnowienia umowy na dostawcę w miejscu pracy lub dostawcy ważne jest, aby nie tylko podać ramy czasowe, ale także instrukcje dotyczące pozostałego czasu i obowiązków związanych z urlopem. Jest to również okazja, w przypadku wyboru, do poinformowania odbiorcy o procesie odwołania się od nieprzedłużenia. Podaj dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za ten proces lub link do odpowiedniej strony internetowej w celu uzyskania dalszych informacji.
Przykład:
Pamiętaj, że Twoja usługa u nas zakończy się z dniem 1 lutego. Chociaż obecnie nie potrzebujemy Twoich usług, możemy w przyszłości kontynuować rozbudowę naszego budżetu, więc pamiętaj, aby zwrócić się z nami w późniejszym terminie, gdy dokonamy ponownej oceny wymagania.
Grzeczność się liczy
Bądź uprzejmy. W wielu przypadkach nieodnowienie jest niespodzianką dla odbiorcy, a przeczytanie tego listu może być trudne, ponieważ często przedstawia ono istotną zmianę życia lub dochodów. Podziękuj pracownikowi, posiadaczowi polisy lub dostawcy za poświęcony czas i składki na rzecz firmy oraz, w razie potrzeby życzcie im powodzenia w przyszłych staraniach. Nie należy jednak powoływać się na jakiekolwiek obawy lub wątpliwości dotyczące decyzji, ponieważ może to sugerować odbiorcy, że powinien zakwestionować decyzję, a nawet zwrócić się do sądu.
Przykład:
Dziękujemy za cenny wkład, jaki wnieśliście w naszą działalność. Życzymy powodzenia w przyszłych przedsięwzięciach.
Właściwy format
Podpisz list swoim imieniem i pozycją. Podaj swój tytuł i dane kontaktowe, aby odbiorca zrozumiał twój autorytet w decyzji i będzie mógł skontaktować się z Tobą w razie pytań. Jeśli po prostu zgłaszasz zmianę polityki, dodaj, że nieprzedłużenie jest zgodne z tymi zasadami i dołącz je w celach informacyjnych.
Należy przeczytać mały wydruk
Jeśli masz pisemną umowę z osobą lub usługą, których nie chcesz odnowić, koniecznie przeczytaj drobnym drukiem. Mogą istnieć informacje o tym, jak i kiedy możesz wypowiedzieć umowę, którą musisz przestrzegać, aby nie naruszyć warunków umowy. Jeśli jest to umowa odnawiająca się automatycznie, na przykład w ramach comiesięcznej usługi, należy napisać wniosek o wypowiedzenie i wysłać go do odpowiedniego działu. Pamiętaj, aby podać datę, od której chcesz zakończyć usługę. To zależy od Ciebie, jeśli chcesz podać przyczynę. Jeśli nie anulujesz subskrypcji przed okresem odnowienia, możesz zostać zatrzymany z opłatą za rozwiązanie umowy, więc zanotuj wszelkie terminy, które należy anulować w momencie zawarcia umowy odnawiającej się automatycznie.
