W wielu miejscach pracy memoranda są wygodnym i skutecznym środkiem komunikacji. Odpowiadając na pytania w memorandum, zamiast w bezpośredniej komunikacji, możesz zarówno zwiększyć liczbę pracowników, do których dociera twoja odpowiedź, jak i zapewnić pracownikom fizyczny lub elektroniczny dokument, aby mogli się później odwołać, gdyby zapomnieli o udzielonej odpowiedzi. Aby upewnić się, że twoje notatki są jak najbardziej skuteczne, odpowiednio sformatuj swoją komunikację i starannie je skomponuj z myślą o odbiorcach.
Utwórz nagłówek notatki. Uwzględnij "Data:", a następnie pełną datę wysłania notatki, "Do:" z wyjaśnieniem, do kogo wysyłasz memoriał, "Od:" z Twoim imieniem i "Tematem:" z zwięzły opis tematu. Jeśli przygotujesz memorandum przez e-mail, nagłówek ten prawdopodobnie już będzie dla Ciebie. Jeśli wpisujesz notatkę, umieść wszystkie te informacje u góry notatki, wyrównane w lewo.
Umieść pytanie w temacie. Jeśli pytanie, na które się zwracasz było zbyt długie, skróć je, skracając je do frazy dwóch lub trzech znaczących słów. Jeśli planowane jest zawarcie więcej niż jednego pytania w memorandum, należy wpisać temat pytań, a następnie "Pytania i odpowiedzi", aby ostrzec pracowników przed treścią notatki. Umieszczając to pytanie lub notkę Q & A w temacie, ułatwisz pracownikom znalezienie notatki, jeśli będą potrzebowali jej później.
Odpowiedz na pytanie lub pytania zwięźle, ale wyraźnie. Pracownicy chcą odpowiedzi na swoje pytania, a nie gadaniny. Utrzymując jasną i krótką odpowiedź, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo, że czytelnicy zrozumieją odpowiedź i skutecznie do niej odpowiedzą.
Poinformuj pracowników, z którymi powinni się skontaktować, jeśli potrzebują dodatkowych informacji. Jeśli chcesz wyjaśnić wszelkie wątpliwości dotyczące samych pytań, poproś ich o rozmowę z tobą. Jeśli istnieje inny dział w Twojej firmie, który byłby bardziej odpowiedni do odpowiadania na pytania dotyczące tematu, powiedz pracownikom, aby odwołali się do konkretnej osoby w tym dziale i zawarli informacje kontaktowe tej osoby.
