Kiedy wcześniejsze rozmowy z dobrze wyszkolonym pracownikiem - który wie, czego się oczekuje i nie ma przeszkód uniemożliwiających mu wypełnianie obowiązków służbowych - nie przyniosły pożądanych zachowań lub wyników pracy, ostrzeżenie ustne jest kolejnym logicznym krokiem. Ustne ostrzeżenie jest formą postępowania dyscyplinarnego, które wydaje się poprzez głośne przekazanie swoich oczekiwań pracownikowi i ostrzeżenie, że podejmiesz dalsze działania dyscyplinarne, jeśli jego skuteczność nie ulegnie poprawie.
Współpracuj z kimś z działu kadr swojego biura lub porozmawiaj z bezpośrednim przełożonym, aby dowiedzieć się, jaka jest właściwa procedura wydawania ustnego ostrzeżenia. Na przykład, nawet jeśli porozmawiasz z pracownikiem, nadal będziesz musiał udokumentować ostrzeżenie na piśmie, aby był zapis.
Zapoznaj się z notatkami, które zostały zgłoszone w przeszłości w związku z rozmowami z pracownikiem dotyczącymi tych samych problemów, które doprowadziły Cię do podjęcia decyzji o udzieleniu ustnego ostrzeżenia. Zbierz fakty z sytuacji przed konfrontacją z pracownikiem, aby Twój cel i ostrzeżenie były jasne. Znajomość faktów pomaga również w utrzymaniu pozycji, jeśli pracownik stara się spierać z tobą o przeszłych wydarzeniach. Zanotuj wszystko, co wcześniej zasugerował pracownikowi, aby poprawić jego zachowanie lub wydajność pracy. Zaplanuj dyskusję, dlaczego strategie nie zadziałały i dlaczego doprowadziły do ustnego ostrzeżenia.
Poproś innego przełożonego, aby usiadł, gdy udzielasz słownego ostrzeżenia. Poproś pracownika, aby towarzyszył Ci w prywatnym obszarze lub biurze, w którym drugi przełożony już czeka. Poinformuj pracownika, że obecność drugiego przełożonego jest świadkiem rozmowy. Wyjaśnij problemy z jego zachowaniem lub działaniem zawodowym w uprzejmy, profesjonalny sposób. Powiedz mu, jak może rozwiązać problem. Zapytaj go, czy rozumie problem i poproś o jego pomysły, aby rozwiązać problem.
Poinformuj go, że wydajesz mu słowne ostrzeżenie, które staje się częścią jego stałej pracy. Powiedz mu, że jeśli nie podejmie zalecanych kroków w celu rozwiązania problemu, może prowadzić do dalszych działań dyscyplinarnych, włącznie z utratą pracy. Poproś go, aby potwierdził, że rozumie, że jego praca jest zagrożona.
Rozpocznij rozmowę pozytywnie, wyślij negatywne wiadomości i zakończ pozytywną notatką. Na przykład pod koniec rozmowy powiedz mu, że masz pewność, że może on wprowadzić niezbędne zmiany, aby poprawić swoje zachowanie lub pracę. Bądź stanowczy, ale uprzejmy przez cały czas.
Udokumentuj szczegóły pisemnego ostrzeżenia na piśmie dla danych pracownika. Podpisać i opatrzyć datą dokument. Poproś świadka o podpisanie i opatrzenie datą dokumentu. Ten krok jest zakończony po opuszczeniu biura przez pracownika, ponieważ nie potrzebujesz pracownika do podpisania ustnego ostrzeżenia, ponieważ prowadzący nadzór weryfikuje słowne ostrzeżenie przez świadka i podpis. Jeśli masz podpis pracownika, mógł on później powiedzieć, że nigdy nie otrzymał ustnego ostrzeżenia, które może potencjalnie powodować problemy prawne.
Wskazówki
-
Nawet podczas swobodnych rozmów z pracownikiem na temat problemów z wydajnością pracy zawsze rób notatki, aby zapoznać się z nim później.
Sprawdź, czy pracownik rozumie, że wydajesz ustne ostrzeżenie i jego konsekwencje. Użyj słów "ostrzeżenie ustne" i upewnij się, że wie, że jego praca jest zagrożona, chyba że podejmie odpowiednie kroki w celu rozwiązania problemu.
Ostrzeżenie
Wysłuchaj wyjaśnienia pracownika, gdy wydasz słowne ostrzeżenie. Możesz zdać sobie sprawę, że istnieje problem, który należy rozwiązać, aby pomóc pracownikowi. Rób wszystko, co możesz - w granicach rozsądku - aby pomóc pracownikowi poprawić jego wydajność.
