Częścią pracy menedżera jest dyscyplinowanie pracowników, którzy nie przestrzegają zasad. O ile za pierwszym razem wystarczy zwykłe ostrzeżenie słowne, drobne wykroczenia, poważniejsze lub powtarzające się wykroczenia wymagają udokumentowanego, pisemnego ostrzeżenia. Pomoże to nie tylko wyjaśnić pracownikowi, co zrobił źle i czego się od niego oczekuje, ale także pozwala zachować kopię ostrzeżenia dla pliku pracownika, co może być przydatne później. Napisanie takiego ostrzeżenia może wydawać się trudnym zadaniem, ale z pisemnym szablonem ostrzeżenia, proces ten może być dość prosty.
Wskazówki
-
Pisemne ostrzeżenie powinno być zgodne ze standardowym szablonem i zawierać informacje takie, jakie reguły zostały złamane, szczegółowy opis przestępstwa oraz sposób, w jaki pracownik musi się poprawić.
Dlaczego warto używać pisemnego ostrzeżenia
Pisemne ostrzeżenie może być przydatne zarówno dla pracownika, jak i firmy. Dla pracownika ostrzeżenie może zapewnić jasne wskazówki i instrukcje dotyczące tego, czego firma się od niej oczekuje i jak poprawić wydajność pracy, aby uniknąć dalszych ostrzeżeń. W przypadku firmy pisemne ostrzeżenie może pomóc udowodnić, że podjęto działania, aby można było podjąć dalsze kroki, jeśli problem będzie nadal występował. Służy także jako dokumentacja problemu w przypadku, gdy pracownik wniesie później spór prawny, na przykład w przypadku niesłusznego rozwiązania umowy.
Kiedy używać tych ostrzeżeń
Każda firma będzie miała różne problemy z różnymi pracownikami w oparciu o własne zasady firmy i rodzaj osób tam pracujących. Biorąc to pod uwagę, najczęstszym powodem, dla którego pracownicy są zapisywani we wszystkich branżach, jest nadmierne spóźnienie.
Zwykle list ostrzegawczy do pracownika jest wydawany po udzieleniu ustnego ostrzeżenia, ale nie zawsze tak jest. Jeśli doszło do poważnego przestępstwa jednorazowego, warto pominąć słowne ostrzeżenie i natychmiast otrzymać pisemne ostrzeżenie, które może znaleźć się w aktach pracownika. Warto zauważyć, że wszystkie ustne ostrzeżenia powinny być dokumentowane po fakcie, w tym o czasie i dacie ostrzeżenia, a te powinny być wpisane do pliku pracownika, aby nie było żadnych wątpliwości co do tego, czy pracownik został ostrzeżony, czy nie. szczególny problem.
Używanie listu nagany
Dobrze jest przejrzeć szablony zarówno ostrzeżenia pisemnego, jak i listu dyscyplinarnego pracownika, zanim ich potrzebujesz. Powinny one być dostosowane do Twojej firmy i przygotowane do użycia przed faktycznym zapisaniem pracownika. Każdy pracownik, który otrzyma ostrzeżenie lub zawiadomienie dyscyplinarne, powinien otrzymać ten sam formularz wypełniony informacjami odnoszącymi się do konkretnego udokumentowanego problemu. Zapewni to sprawiedliwe i jednakowe traktowanie wszystkich pracowników.
Zawsze wypełniaj każdy pusty formularz listu z ostrzeżeniem.Jeśli coś nie ma zastosowania, możesz napisać "nie dotyczy", więc jasne jest, że nie miało to zastosowania i że nie wypełniłeś formularza z powodu zaniedbania. Jeśli faktycznie piszesz list za pomocą szablonu, nie musisz tego robić, ale nadal pisz dokładnie list z jak największą liczbą szczegółów. Wykonanie tych czynności może Cię ochronić, jeśli problemy prawne pojawią się później. Z tego powodu zawsze używaj języka formalnego i unikaj używania skrótów lub żargonu.
Podczas gdy powinieneś pracować z szablonem, specyficzny ton użyty w liście reprymendy powinien być różny w zależności od powagi wykroczenia. Jeśli pracownik był kilka razy spóźniony, możesz po prostu skupić się na korygowaniu zachowania i ustawić bardziej pozytywny ton, aby zachęcić go do przyjścia na czas. Jeśli pracownik przeklina klienta, możesz chcieć mieć znacznie poważniejszy ton, który koncentruje się na potencjalnych karach, gdyby ponownie popełnił błąd.
Przekaż list pracownikowi osobiście, nie pocztą elektroniczną, a nie zostawiając go na biurku pracownika. Możesz wybrać świadka, czy nie, ale nie zajmuj się tą sprawą publicznie przed resztą personelu. Może to być trudne i niewygodne, ale ważne jest, aby to zrobić. W rzeczywistości może to być korzystne, aby porozmawiać z pracownikiem o tej sytuacji, ponieważ może uważać, że list brzmi mniej lub bardziej rygorystycznie, niż zamierzałeś, a nawet Twoja obecność może pomóc w podkreśleniu tonu, który zamierzałeś wziąć w liście.. Możesz złagodzić cios pisma, oferując pracownikowi pozytywne opinie, ale nigdy nie rób tego, jeśli powoduje to zamieszanie co do wagi ostrzeżenia, które wydajesz.
Zawsze otrzymuj podpis od pracownika, gdy jesteś obecny. Jeśli odmówi podpisania, poproś go o podpisanie listu stwierdzającego, że odmówił podpisania ostrzeżenia. Zachowaj podpisaną kopię dla zapisu pracownika. Jeśli pracownik podpisał list stwierdzający, że odmawia podpisania ostrzeżenia, zszywacz to do listu. Podaj także kopię do pracownika dla jego dokumentacji.
Przykład zapisu pracownika
Pisemne ostrzeżenie powinno rozpocząć się od podstawowych formalności, takich jak przedmiot, data, godzina, imię i nazwisko, stanowisko, nazwisko pracownika i stanowisko oraz nazwiska osób otrzymujących kopię notatki. Możesz umieścić logo swojej firmy u góry formularza, ale jest to opcjonalne.
Jeśli masz podręcznik pracownika, powinieneś najpierw określić, która część polityki firmy została naruszona. Możesz napisać konkretną politykę lub po prostu zamieścić odniesienie do odpowiedniej sekcji podręcznika. Jeśli nie masz podręcznika, po prostu napisz krótkie podsumowanie zasad obowiązujących w firmie.
Podaj, czy jest to pierwsze, czy ostatnie ostrzeżenie, a jeśli jest to poważne wykroczenie, zanotuj to również. Ostrzeżenie powinno mieć ramy czasowe, co oznacza, że jeśli minie wystarczająco dużo czasu, ostrzeżenie zostanie usunięte z rejestru pracownika i nie będzie traktowane jako ostrzeżenie. Innymi słowy, wcześniejsze pisemne ostrzeżenie o opieszałości nie powinno być wliczane do pracownika, jeśli zacznie przychodzić trzy lata później. List nadal powinien jednak pozostać w aktach osobowych pracownika. Generalnie ostrzeżenie po raz pierwszy powinno trwać sześć miesięcy, poważne wykroczenie powinno trwać osiem miesięcy, a ostrzeżenie powinno trwać rok, ale może się to różnić w zależności od polityki firmy.
Następnie opisz dokładnie, co się wydarzyło, w możliwie najdrobniejszym szczególe, w tym datę, godzinę i nazwiska wszystkich zaangażowanych osób. Nie podawaj subiektywnych szczegółów, takich jak stwierdzenie, że pracownik był wredny dla innego pracownika. Zamiast tego dokładnie opisz, co zrobił pracownik, co można zinterpretować jako podłe. Możesz wybrać opis wydarzeń, opis wydarzeń oraz opisy wydarzeń, jeśli te konta są różne. Jeśli używasz wstępnie wydrukowanego formularza i nie ma wystarczającej ilości miejsca na zapisanie wszystkich istotnych szczegółów, możesz w razie potrzeby dołączyć drugą kartkę papieru.
Aby pomóc pracownikowi w poprawie, postępuj zgodnie ze szczegółami tego, co się stało z tym, jak zachowanie pracownika musi się zmienić i jak szybko powinna wprowadzić takie zmiany. Następnie należy dokładnie wyjaśnić, jakie będą konsekwencje, jeśli nie poprawi swojego zachowania. Pamiętaj, że pisemne ostrzeżenie nie jest działaniem dyscyplinarnym, dlatego pamiętaj o tym, jakie działania dyscyplinarne będą miały miejsce, jeśli problem będzie nadal występował. Na koniec podpisać i opatrzyć datą list, przedstawić go pracownikowi i poprosić ją oraz wszystkich świadków spotkania o podpisanie i opatrzenie datą.
