W języku łacińskim oznacza dziennie "na każdy dzień". W świecie biznesu termin ten często odnosi się do dziennej diety, jaką firmy dają pracownikom na czas podróży. Dieta często płaci za zakwaterowanie i wyżywienie na czas podróży. Chociaż koncepcja może wydawać się prosta, ważne jest poznanie wymagań prawnych, niuansów zwrotu kosztów i stawek diet.
Wskazówki
-
Przedsiębiorstwa muszą zwrócić pracownikom koszty podróży, jeśli ich nie obniżyłyby poniżej minimalnego wynagrodzenia. Per diems może również pomóc firmom zachować wielki talent.
Per Diem Laws
Ustawa Fair Standards Standards nie stanowi wyraźnie, że firmy muszą zwracać wszystkich pracowników za podróże służbowe. Jednak odmowa pokrycia tych wydatków może w niektórych przypadkach naruszyć prawo.
Dzieje się tak dlatego, że Departament Pracy Stanów Zjednoczonych stwierdza, że pensje muszą przekraczać lokalne lub federalne minimum po odjęciu wszelkich obciążeń, które pracownicy muszą ponieść, aby wykonać swoją pracę. Zwrot kosztów pracownikom za podróż i zakwaterowanie może również łamać przepisy dotyczące nadgodzin.
Nielegalne praktyki Per Diem
Wyobraź sobie, że wysłałeś pracownika na dwudniową wycieczkę do pracy. Od chwili wyjazdu na lotnisko do czasu, kiedy wróci do domu, będzie to 48 godzin.
Jeśli Twoja firma podlega federalnej minimalnej płacy, to 16 godzin przy 7,25 USD za godzinę i 32 godziny po 10,88 USD za godzinę. W sumie musi zapłacić 464,16 $ za podróż. Kwota ta musi pochodzić z hotelu, wyżywienia, podróży i innych kosztów związanych z podróżą.
Oczywiście, pracownik, który płaci minimalną, będzie wymagał zwrotu, nawet jeśli wyda tylko jeden grosz. Co jednak z członkami personelu, którzy przekraczają wymagane minimum?
Powiedzmy, że pracownik zarabia 15 USD za godzinę i jedzie tą samą podróżą. Będziesz musiał zapłacić jej 960 $ za płace i nadgodziny. Kiedy zaczniesz dokonywać dedukcji, może to być poniżej minimum.
Być może musiała zostać w określonym hotelu na konferencję, która kosztowała 200 $ za noc. Na szczęście konferencja była na tyle bliska, że zamiast latać samochodem, wynajęty samochód i gaz kazały jej zapłacić 300 $. Podczas jej nieobecności miała sześć posiłków średnio po 15 dolarów za sztukę.
W tym momencie podróży jej zarobki minus wydatki pozostawiają jej zaledwie 370 USD. Jest to znacznie poniżej absolutnego minimum dla takiej podróży. Jeśli nie zwrócisz tego pracownika, możesz mieć problemy prawne. Ważne jest, aby zwracać uwagę na te wymagania dietetyczne.
Per Diem Versus Reimbursement
Podczas gdy powszechne znaczenie diety jest podobne do zwrotu kosztów, nie zawsze są one identyczne z działem zasobów ludzkich. Ogólnie rzecz biorąc, zwrot kosztów wymaga od pracowników przedłożenia pokwitowań i raportów wydatków, aby odzyskać swoje pieniądze.
US Services General Services ustala stawki diet za różne w całym kraju. Firmy mogą zdecydować się na wypłatę tej kwoty za każdy dzień, w którym pracownicy podróżują w interesach, zamiast ponosić koszty ich przechowywania. Ta praktyka zmniejsza obciążenie działu zasobów ludzkich i ogólnie ułatwia pracę.
Co obejmuje Per Diems
Podczas gdy zwrot obejmuje wszystkie wydatki, które firma akceptuje, stawki za damikę pokrywają tylko zakwaterowanie, posiłki i koszty dodatkowe. Posiłki obejmują trzy dziennie. Należne opłaty obejmują rzeczy takie jak pranie chemiczne i wskazówki dla pracowników hotelu. Nocleg obejmuje noc w hotelu średniej klasy.
W szczególności brak diet do diety to koszt podróży. Firmy, które chcą polegać wyłącznie na dietach, mogą płacić bezpośrednio za bilety lotnicze i samochody na wynajem lub zezwalać pracownikom na dostęp do karty firmowej. W przeciwnym razie możesz korzystać z diety za wszystko, z wyjątkiem podróży, i poprosić pracowników o przesłanie raportów wydatków dotyczących ich biletów.
Per Diems and Taxes
Chociaż pracownicy nie muszą przesyłać raportów wydatków, aby otrzymywać diety dziennie, to nadal dobra praktyka. Bez tych raportów musisz zgłosić je jako dochód podlegający opodatkowaniu. Raporty pozwalają jednak zwolnić z podatku dziennie.
