Nonprofit księguje podobieństwa do księgowości dla zysku. Chociaż głównym celem organizacji non-profit jest nie generowanie zysku, wciąż musi ona generować dochód wystarczający do obsługi i zarządzania wydatkami. Transakcje te muszą być starannie monitorowane w celu składania deklaracji podatkowych, zarządzania przepływem środków pieniężnych, audytów stron trzecich oraz zapewnienia stabilności finansowej.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Oprogramowanie księgowe, takie jak QuickBooks lub Peachtree
-
Instrukcje bankowe i karty kredytowe
-
Informacje o klientach, takie jak adresy i numery telefonów
-
Pusty czek zapasów
Utwórz strukturę rachunkowości
Utwórz plan kont zaczynający się od konta bankowego i karty kredytowej. Pamiętaj o wprowadzeniu sald początkowych na dzień rozpoczęcia roku obrotowego. Nawet w bardzo małej organizacji non-profit niezwykle ważne jest, aby utrzymywał własne konto bankowe.
Utwórz konta odpowiedzialności. Zobowiązania to wszystko, co twoja organizacja nie jest winna lub zawdzięcza. Podatki od wynagrodzeń są bardzo powszechną odpowiedzialnością.
Skonfiguruj wszelkie środki trwałe. Będą to przedmioty należące do organizacji non-profit, które nie zostaną zużyte lub zużyte w ciągu jednego roku. To Ty lub Twój CPA decydujesz o progu wartości dolara, aby ustalić, które zakupy będą środkami trwałymi i które będą wydatkiem. Wspólny próg dla małej organizacji wynosi około 500 USD.
Środki trwałe amortyzowane są każdego roku w oparciu o harmonogram amortyzacji IRS.
Utwórz konta wydatków. Większość programów księgowych opracuje podstawowy plan kont, który obejmie wydatki związane z branżą. Wskazane jest oddzielenie wydatków operacyjnych od wydatków związanych z programem i pozyskaniem funduszy. Niektóre środki z dotacji rządowych wymagają, aby koszt pozyskiwania funduszy organizacji non-profit nie przekraczał określonego procentu całkowitych wydatków.
Skonfiguruj klientów. Będą to często Twoi darczyńcy. Szczególnie ważne jest śledzenie darowizn, ponieważ donatorzy, którzy co roku przekazują darowiznę w określonej wysokości, są zgłaszani na zeznaniu podatkowym. Ponadto, jeśli twoja organizacja jest uznana przez IRS jako 501 (c) (3), darowizny są odliczane od podatku, a twoi darczyńcy będą żądać pokwitowania.
Skonfiguruj wszystkich dostawców i uważnie śledź. Jeśli Twoja organizacja otrzyma federalne fundusze stymulacyjne, prawdopodobnie będziesz musiał dostarczyć raport o tym, ile zapłaciłeś każdemu z twoich dostawców.
Utwórz procedurę
Przygotuj się na audyt. Jeśli Twoja organizacja otrzymuje jakiekolwiek dotacje lub plany rządowe dotyczące ubiegania się o pożyczki lub obligacje, najprawdopodobniej będziesz podlegać rocznemu audytowi strony trzeciej. Audytorzy dokładnie przyjrzą się twojemu procesowi księgowemu.
Zachowaj kopie wszystkich dokumentów. W świecie non-profit ważne jest, aby duplikować i przechowywać dokładne zapisy. Audytorzy często proszą o kopie czeków pisemnych lub nawet czeków otrzymanych. Skopiuj wszystkie pisemne czeki i depozyty i przechowuj je w segregatorze. Uzgadniaj swoje konta bankowe i kredytowe każdego miesiąca i zachowaj kopie raportów uzgadniania dołączonych do wyciągów bankowych.
Uzyskaj pisemną zgodę na wszystkie wydatki, w tym regularnie opłacane rachunki. Dotyczy to zwłaszcza organizacji non-profit z zarządem.
Wskazówki
-
Twórz zestaw raportów każdego miesiąca. Zalecane są raporty zysków i strat oraz bilansu. Konfiguruj pliki dla wszystkich dostawców Twórz segregatory lub pliki dla wszystkich ważnych wydarzeń związanych ze zbieraniem funduszy. Uwzględnij wszystkie dokumenty potwierdzające dochody i wydatki. Większość programów księgowych oferuje sugerowany plan kont. Ewentualnie możesz edytować lub utworzyć plan kont od zera. Ważne jest, aby było to tak proste, jak to tylko możliwe, powstrzymując się od tworzenia kont dla przedmiotów, których używasz tylko raz lub dwa razy.
