Standardowa procedura operacyjna jest pisemnym dokumentem opisującym konkretne działania, które należy podjąć w celu wykonania powtarzalnego zadania lub procesu. SOP nie mają żadnego zestawu konturów ani szablonów, ponieważ różnią się w zależności od organizacji i użycia. Na przykład SOP dla operacji produkcyjnych w zakładzie produkcyjnym różni się znacznie od tego, który został ustanowiony w celu szkolenia pracowników sprzedaży w środowisku detalicznym.
Cele
Firmy mogą realizować standardowe procedury operacyjne w celu zmniejszenia ilości odpadów i zwiększenia zysków. Organizacja non-profit może użyć SOP, aby lepiej służyć społeczności. Niektóre firmy stosują standardowe procedury operacyjne w celu zapewnienia zgodności z przepisami rządowymi lub poprawy bezpieczeństwa w miejscu pracy. Chociaż przyczyny poszukiwania poprawy mogą się nieco różnić, niezależnie od środowiska, w którym wykorzystywany jest SOP, głównym celem jest poprawa wydajności w niektórych przypadkach.
David Grusenmeyer, senior associate w Cornell University, nazywa warianty w systemie operacyjnym "wrogiem" jakości i wydajności. W ten sposób można użyć standardowej procedury operacyjnej w celu usprawnienia operacji poprzez ustawienie niezmiennego zestawu kroków w celu osiągnięcia określonego celu.
Dlaczego warto korzystać z SOP?
Organizacje od wojsk amerykańskich po organizacje non-profit w dużych korporacjach używają SPO do:
- Popraw wydajność.
- Zwiększ jakość.
- Zapewnić bezpieczeństwo.
Konkretne standardowe procedury operacyjne można zapisać między innymi na liniach produkcyjnych, oczyszczeniu miejsca pracy, szkoleniu pracowników, procesie płacowym i przeglądach wydajności pracowników.
Prace przygotowawcze do tworzenia standardowych procedur operacyjnych
Aby utworzyć dostosowaną SOP, Grusenmeyer sugeruje kilka kroków:
- Poszukaj obszarów w twojej firmie, w których standardowe procedury operacyjne byłyby korzystne.
- Na podstawie swoich ustaleń wskaż jeden lub dwa obszary, w których sukces jest najbardziej prawdopodobny, a zyski będą najbardziej dotknięte.
- W przypadku obszarów tematycznych przejrzyj kroki niezbędne do wykonania każdej operacji i uszereguj je według ważności.
- Wreszcie, zebrać zespół menedżerów i pracowników o największej wiedzy na temat procesu i koordynować z grupą, aby utworzyć SOP.
Pisanie SOP
Nazwij SOP i opisz, jakie zadania zostały uwzględnione. W opisie podaj szczegóły dotyczące:
- Kto wykona pracę.
- Jakie materiały i sprzęt są wymagane.
- Jaki powinien być wynik końcowy.
Podaj szczegółowe instrukcje krok po kroku, jak wykonać zadanie, do momentu, w którym pracownik bez nadzoru mógł wykonać to zadanie odpowiednio, postępując zgodnie z instrukcjami. Kształcić wszystkich pracowników, którzy będą pracować w pewnym zakresie w zadaniu dotyczącym szczegółów SOP oraz monitorować i oceniać SOP konsekwentnie.
Wskazówki
-
Jeśli Twoja organizacja lub firma zamierzała kiedyś przeprowadzić operację lub procedurę, na przykład w przypadku specjalnego projektu, SOP byłaby nieistotna. Jednakże, gdy powtarzalne procedury są częścią prowadzenia biznesu, tworzenie SOP jest dobrym zarządzaniem biznesowym.
