Systemy informacji finansowej to programy, które pomagają firmom zarządzać swoimi pieniędzmi. Systemy można skonfigurować w celu monitorowania bankowości, zobowiązań i należności; generowanie standardowych raportów finansowych, takich jak zestawienie zysków i strat; i do zgłaszania informacji w różnych formatach. Ważne jest, aby wybrać system, który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym.
Systemy
Jedyny właściciel małego biznesu w domu może doskonale radzić sobie z oprogramowaniem tego samego rodzaju, którego używa wiele osób. Następnym krokiem w kierunku wyrafinowania byłby program low-end, który obsługuje podstawową księgowość biznesową, ale bez dużej zdolności do audytów lub kontroli bezpieczeństwa. Następnie przyjdź do droższych systemów, które mogą realizować więcej funkcji. Na wyższym poziomie znajdują się programy "planowania zasobów przedsiębiorstwa" o dużych możliwościach, które można dostosować do konkretnych potrzeb użytkownika. Istnieją również "pionowe" programy specjalizujące się w konkretnych branżach, takich jak bankowość lub budownictwo.
Aktualizacja
Kiedy Twoja firma rozwija się do tego stopnia, że potrzebujesz lepszych systemów informacji finansowych, najlepiej zdecydować, czego potrzebujesz, zanim pójdziesz na zakupy. Zadaj sobie pytanie, jakie są problemy z obecnym systemem - brak informacji o zapasach, słabej kontroli lub o tym, jak skomplikowany jest on w użyciu - i co chciałbyś zrobić w nowym systemie, co nie jest możliwe teraz. Dostosowanie systemu do firmy będzie kosztowało pieniądze, więc upewnij się, że masz odpowiednie funkcje.
Raportowanie
Podobnie jak system informacji finansowych, system sprawozdawczości finansowej powinien spełniać określone potrzeby. Emcee Consulting stwierdza, że na najbardziej podstawowym poziomie istnieje samodzielny arkusz kalkulacyjny. Jeśli to nie pasuje do Twojej firmy - możesz łatwo zmieniać numery ręcznie, co może sprawić, że audyt będzie trudniejszy - wiele systemów finansowych udostępnia autorskie oprogramowanie do tworzenia raportów, z których część jest zgodna z arkuszem kalkulacyjnym. Alternatywnie możesz kupić system finansowy, który dostarcza informacji w wielu formatach i uzgodnieniach, ale elastyczność zwiększy Twoje koszty.
Rozważania
Jeśli Twoja firma podlega przepisom dotyczącym sprawozdawczości finansowej, takim jak federalne przepisy Sarbanes-Oxley, musisz upewnić się, że twój system informacji finansowych pomoże ci w spełnieniu zasad. Jeśli spodziewasz się dalszego rozwoju firmy, powinieneś również uzyskać system, który może się rozwijać i dostosowywać w miarę zmieniających się potrzeb. Oprogramowanie, które kupujesz, powinno być niezawodne, wolne od błędów i łatwe w użyciu. Ten ostatni wymóg będzie bardzo ważny, jeśli przechodzisz z prostego systemu do tego, który musi wykonać więcej zadań i zarządzać większą ilością informacji.
