Standardowe procedury operacyjne, bardziej formalnie znane jako standardowe procedury operacyjne, to udokumentowane praktyki zaprojektowane w celu zapewnienia spójności w praktykach biznesowych i operacjach. Wiele osób uważa, że standardowe procedury operacyjne mają zastosowanie tylko w praktycznych warunkach laboratoryjnych i produkcyjnych. Według Agencji Ochrony Środowiska jednym z głównych celów SPO jest nakazanie utrzymania, regulacji i użytkowania sprzętu. Jednak SOP mogą również obejmować więcej procesów analitycznych, co oznacza, że mogą być stosowane w różnych kontekstach biznesowych.
Zdrowie i bezpieczeństwo
Standardowe procedury operacyjne zapewniają zdrowie i bezpieczeństwo wszystkich pracowników. Zwłaszcza w zakładach produkcyjnych, gdzie zaangażowany jest ciężki sprzęt, SOP mogą pomóc zapewnić pracownikom urządzenia do zapobiegania obrażeniom. SOP mogą nakazać regularne harmonogramy czyszczenia i konserwacji. Czynności te są ważne dla bezpiecznej eksploatacji maszyn, ale można je łatwo zapomnieć, gdy pracownicy zmieniają pracę i nie istnieją żadne pisemne zapisy. SOP pokazują również, jak bezpiecznie uruchamiać sprzęt podczas regularnego użytkowania. Dokument z Iowa State University sugeruje użycie diagramów wraz ze słowami, aby instrukcje były jasne.
Spójność wyników
W warunkach laboratoryjnych Agencja Ochrony Środowiska sugeruje, że przestrzeganie reguł ustalanych przez organy regulacyjne nie zawsze jest wystarczające. Pracownicy czasami wprowadzają niewielkie zmiany w standardowej procedurze w oparciu o bardziej szczegółowe wymagania konkretnego eksperymentu. Kiedy te zmiany nie są udokumentowane, wyniki eksperymentów mogą się różnić między zespołami techników, używając nieco innych metod. Pisanie standardowych procedur operacyjnych specyficznych dla działalności Twojej firmy zapewnia, że wszyscy pracują w ten sam sposób, ograniczając koszty dodatkowych prób, aby wyjaśnić niespójne wyniki.
Zgodność z przepisami i przepisami prawa
Napisanie standardowej procedury operacyjnej z uwzględnieniem wymagań organów regulacyjnych zapewnia, że praktyki w twojej organizacji są zgodne z oczekiwaniami branży. Udokumentowane procedury pomagają również usprawnić kontrole wewnętrzne i zewnętrzne. Na przykład, jeśli Twoja firma posiada certyfikat ISO, możesz pomóc zewnętrznym audytorom, dostarczając pisemne kopie procedur zgodnych z ISO. Następnie mogą doradzić ci, gdzie dokładnie w procesie pracownicy nie mają czasu. SOP chronią także przed procesami sądowymi - na przykład, jeśli pracownik jest ranny w pracy po nieprzestrzeganiu udokumentowanych najlepszych praktyk. SOP w ustawieniach biurowych mogą również zapewniać zgodność z przepisami. Na przykład SOP do negocjowania transakcji biznesowych za granicą może powstrzymać kierownictwo przed wkroczeniem na nielegalne terytorium przekupstwa.
Zwiększona wydajność i produktywność
Ludzie potrzebują konsekwencji, by być najbardziej produktywnym. Kiedy nie ma wątpliwości, jaki format powinien przyjąć dokument, czy należy czyścić sprzęt i gdzie należy przechowywać zapasy, ludzie mogą po prostu wykonywać swoje zadania, nie zatrzymując się, by zadawać pytania. Standaryzacja wszystkiego jest niemożliwa i przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, ponieważ pracownicy potrzebują pewnej elastyczności, aby rozwiązać problem. Pisząc standardowe procedury operacyjne dla procedur regularnych, można jednak zwiększyć wydajność pracy. Na przykład SOP do nazywania plików może skrócić czas wymagany do znalezienia dokumentów i promować pracę zespołową w różnych działach.
