Ubiegając się o grant, należy pamiętać, że organizacja finansująca chce wesprzeć konkretny projekt, a nie przekazać ogólną darowiznę. W ramach wniosku często trzeba będzie uwzględnić koszty pośrednie lub administracyjne w ramach prognozy budżetowej. Dzieje się tak dlatego, że organizacje finansujące chcą, aby większość pieniędzy była przeznaczona na rzeczywisty projekt, a nie na personel, co stanowi zazwyczaj główną część kosztów administracyjnych. Obliczając koszty administracyjne, należy wziąć pod uwagę cały czas trwania projektu i jego potrzeby od początku do końca.
Przeczytaj instrukcje dotacyjne dotyczące kosztów administracyjnych. Niektóre dotacje są bardzo szczegółowe, co należy uwzględnić w tym oszacowaniu, podczas gdy inne mogą dać ci więcej swobody.
Zapisz pozycje personelu potrzebne do realizacji projektu i czasu, w którym projekt ma trwać. Zapisać spodziewane wynagrodzenie przy każdym stanowisku i koszt wszelkich świadczeń, takich jak składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie pracownika. Na przykład, jeśli projekt wymaga tylko menedżera przez sześć miesięcy, następnie obliczyć wynagrodzenie i świadczenia tej pozycji na sześć miesięcy.
Zapisz wszelkie inne koszty administracyjne, które spodziewasz się ponieść w trakcie projektu, zgodnie z wymogami wniosku o dotację. Może to obejmować wynajem powierzchni biurowej lub zakup sprzętu komputerowego. Niektóre dotacje mogą nie obejmować obiektów jako kosztów administracyjnych. Nie dodawaj ich, jeśli nie są częścią definicji kosztów administracyjnych grantu.
Zsumuj wszystkie koszty personelu i inne koszty administracyjne. Użyj tego oszacowania do budżetu twojego projektu.
W razie potrzeby obliczyć procent kosztów administracyjnych. Podziel koszty administracyjne na całkowity szacunkowy koszt projektu, a następnie pomnóż tę odpowiedź przez 100.
