Istnieje wiele rodzajów komunikacji pisemnej używanych w biznesie. Firmy wykorzystują pisemną komunikację do instruowania pracowników w zakresie polityki firmy, informowania klientów o produktach i usługach oraz do zgłaszania inwestorów strategii korporacyjnych. Kluczem do napisania skutecznej komunikacji biznesowej jest dopasowanie przekazu do grupy docelowej. Napisz w sposób jasny, prosty i zwięzły, aby ludzie mogli łatwo zrozumieć Twoją wiadomość.
E-maile
E-maile są najbardziej rozpowszechnioną formą pisemnej komunikacji biznesowej, jak podaje Startupbizhub, internetowa strona referencyjna. Profesjonaliści używają wiadomości e-mail do wysyłania dokumentów, organizowania spotkań, potwierdzania terminów i kontaktowania się z kandydatami do pracy. Pomimo względnej codzienności, twoje e-maile nadal powinny być postrzegane jako profesjonalne. Upewnij się, że adresujesz swoje e-maile do wszystkich zamierzonych stron. Pozostawienie tylko jednej osoby może utrudnić skuteczność poczty e-mail. Ponadto, wyszczególnij konkretny temat wiadomości e-mail w obszarze "Temat". Unikaj pisania długich akapitów w swoich e-mailach. Zamiast tego przerwij swój tekst za pomocą krótszych akapitów i punktów, według magazynu online Forbes.
Propozycje
Wnioski są dokumentami, które określają nadchodzące projekty. Na przykład konsultanci biznesowi i agencje reklamowe przedstawiają firmom propozycje projektów lub zadań specjalnych. Kierownik ds. Marketingu może złożyć wniosek do działu badań i rozwoju w celu przeprowadzenia badań produktu. Propozycje są często tylko jedną lub dwiema stronami. Wiele firm stosuje specjalne formularze do swoich wniosków. Upewnij się, że wyraźnie identyfikujesz wszystkie etapy projektu i zadania w swojej ofercie. Uwzględnij także powiązane koszty każdego zadania. Na przykład, wylistuj koszty drukowania, wysyłki i wysyłki, jeśli piszesz propozycję projektu direct mail.
Raporty
Raporty są kolejnym rodzajem pisemnej komunikacji biznesowej. Firmy wykorzystują raporty do informowania pracowników o różnych aspektach działalności. Na przykład dział finansowy sporządzi raporty finansowe podsumowujące zysk i sprzedaż firmy. Podobnie menedżer ds. Badań marketingowych może napisać raport podsumowujący wyniki ankiety telefonicznej klienta. Napisz swoje raporty w ustrukturyzowanym formacie. Podaj krótkie wprowadzenie do swojego raportu. Powiedz na przykład kierownikom działów, jak i kiedy przeprowadziłeś ankietę telefoniczną klienta. Uwzględnij kluczowe cele, które zamierzałeś dla projektu. Podsumuj swoje odkrycia w treści raportu. Dodaj wykresy i wykresy, aby wyjaśnić bardziej złożone pojęcia. Dołącz w swoim raporcie sekcję podsumowującą, która podkreśla najważniejsze ustalenia lub wyniki. Ponadto zawsze dołączaj list motywacyjny do raportu, aby przedstawić go menedżerom lub dyrektorom.
Broszury
Broszury to literatura opisująca Twoje produkty i usługi. Firmy używają broszur, aby sprzedawać produkty lub pomagać przedstawicielom handlowym w rozmowach handlowych. Firmy produkują broszury o różnych kształtach i rozmiarach. Niektóre broszury mają rozmiar liter, a inne składają się na pół lub na tercje. Używaj kolorów i zdjęć w swoich broszurach zawierających główne produkty lub usługi. Podziel każdą stronę swojej broszury dużą ilością wolnego miejsca, dzięki czemu broszura stanie się czytelniejsza.
