"Lepiej zdobyć to na piśmie" jest jednym z najczęściej używanych ostrzeżeń w świecie biznesu. To pisanie sprawia, że czujesz się pewnie w umowie, jakby była chroniona, ponieważ wszystko jest wyraźnie wyrażone. Prowadząc działalność gospodarczą, umiejętność wyjaśniania się na stronie może mieć wpływ na negocjacje i komunikację, nie tylko z kolegami z pracy, ale także z klientami i potencjalnymi klientami.
Jakie są podstawowe elementy komunikacji?
Ludzie komunikują się na trzy sposoby: werbalnie, niewerbalnie i poprzez słowo pisane. Skuteczne mówienie i pewny siebie język niewerbalny mają duży wpływ na zawarcie porozumienia w sprawie lunchu lub pracy w sieci w tłumie, ale to pismo prowadzi listę umiejętności poszukiwanych przez pracodawców.
Nie każdy może pracować w pokoju, a nie każdy może zarządzać stroną, ale jeśli potrafisz opanować zarówno komunikację głosową, jak i skuteczne pisanie, to kariera to dwa uderzenia, że niewielu naprawdę wyląduje.
Niezależnie od tego, czy komunikujesz się osobiście, przez wideo, w e-mailu, przez telefon lub za pośrednictwem mediów społecznościowych, ważne jest zrozumienie tego komunikatu. Ale komunikacja to dwukierunkowa ulica. Możliwość wyrażania siebie jest ważna, ale słuchanie jest złote, zwłaszcza w biznesie. Słuchanie powinno znajdować się na szczycie wytycznych dotyczących skutecznej komunikacji ustnej. Prawdziwe słuchanie (lub czytanie) tego, co mówią Twoi współpracownicy, pracodawcy i klienci, wchłanianie ich i odpowiadanie w sposób odpowiadający ich potrzebom i obawom to największa umiejętność, jaką kiedykolwiek opanujesz - i taką, która będzie równie satysfakcjonująca w życiu prywatnym.
Co to jest pisemna komunikacja?
Pisanie jest dziś używane bardziej niż kiedykolwiek w historii ludzkości. Od wiadomości na Facebooku i wiadomości e-mail do wiadomości tekstowych i raportów biznesowych, słowa są wszędzie. Pisemna komunikacja to wszystko, co używa słów i języka w druku lub zapisanych na ekranie, ścianie lub tablicy, aby przekazać wiadomość.
Sposób użycia słów może i powinien być różny w zależności od platformy, przez którą wyrażasz siebie. W biznesie oznacza to bycie trochę bardziej formalnym. Na stronach biznesowych Facebooka oznacza to, że jest trochę mniej formalny. W e-mailach oznacza to, że jest jasne, ale zwięzłe. Legendarny pisarz komunikacyjny Marshall McLuhan powiedział kiedyś: "Medium jest wiadomością", a dziś to nadal prawda, ale medium określa komunikaty.
Demistyfikowanie pisemnej komunikacji
Każdy profesjonalny pisarz często słyszy od innych, że są "tak szczęśliwi", że potrafią pisać dobrze, ponieważ większość ludzi skarży się, że coś zgubiło się pomiędzy mózgiem na stronie.
Ale pisanie jest jak każda umiejętność lub talent: im więcej robisz, tym lepiej. Nie rób tego, a za każdym razem przegrasz. Kiedy zaczniesz pisać więcej, rób to wolniej i rozważniej, a wkrótce będziesz bardziej pewny siebie, a słowa będą szybsze. Codzienny dziennik na zrzut mózgu, ponieważ pomaga to w lepszym zrozumieniu umysłu, co z kolei pomaga w innych próbach pisania.
I zawsze, zawsze edytuj. Różnica między kimś, kto uważa, że jest ledwo znośny w pisaniu, a profesjonalnym pisarzem, to nie tylko umiejętność, praktyka czy niematerialny dar talentu - to także kwestia edycji. Większość profesjonalnych pisarzy nie edytuje raz lub dwa razy, edytują wiele razy. Podczas edycji udawaj, że nie masz pojęcia, o czym pisałeś, i przeczytaj to tak, jakbyś był kimś, kto czyta to za pierwszym razem. Przeczytaj to, aby usłyszeć głos w twojej głowie, a jeśli natkniesz się na cokolwiek podczas czytania, to prawdopodobnie dlatego, że nie wyraziłeś wyraźnie tej myśli. Spróbuj przepisać zdanie, zmienić kolejność lub znaleźć bardziej szczegółowe słowa. A następnie ponownie edytuj.
Jakie są elementy skutecznego pisania?
Wybór słów, składnia, interpunkcja i styl to oczywiste elementy skutecznego pisania. Bez nich reszta nie jest postrzegana jako wiarygodna.
Ale wszystko to nie ma znaczenia, jeśli nie ma dobrego, centralnego pomysłu lub celu, który stoi za pismem. Po co jest komunikacja i co należy rozumieć? Lub, w dzisiejszym języku, jakie są dania na wynos?
Następnie musi być dobrze zorganizowany. Pomysł ten należy wprowadzić w szerokim zakresie w pierwszym akapicie i wyjaśnić lub wyjaśnić w kolejnych akapitach. Załóżmy, że osoba czytająca to nie jest tak dobrze zaznajomiona z tematem i nie wyjaśnia go w sposób przejrzysty, ale nie protekcjonalnie. Wspieraj pomysł za pomocą dowodów lub przykładów lub używaj cytatów, które wzmacniają przekazywaną wiadomość.
Zakończ, odwołując się do idei, którą wyraziłeś w otwarciu, ale unikaj używania stereotypów "na zakończenie".
Na przykład, powiedzmy, że otworzysz służbową wiadomość e-mail z czymś takim jak: "Ostatnio nastąpiła pewna dyskusja wokół pomysłu stworzenia większej dokumentacji dla klienta w celu poprawy komunikacji i zwiększenia zaufania. Popieram tę sugestię, ponieważ … "Wielki wniosek odnosiłby się do tego otwarcia, na przykład:" Ostatecznie, więcej korespondencji skierowanej do klienta może wydawać się kolejną uciążliwą odpowiedzialnością, ale wierzę, że wypłata pochodziłaby z otrzymywania mniejszej ilości zapytań od na niebiesko i tworzenie lepszego ciągłego dialogu i większego zaufania. Z niecierpliwością czekam na bardziej szczegółowe omówienie tego."
Pomocne pisanie książek i aplikacji
Niefortunne jest osądzanie takich rzeczy jak interpunkcja, ponieważ nie przychodzi to łatwo każdemu, ale w rzeczywistości ludzie są bardziej szanowani i bardziej zaufani, gdy wyrażają się dobrze na piśmie.
Jeśli często czujesz się zagubiony w słowach, ponieważ nie masz pewności co do gramatyki, składni lub interpunkcji, jesteś daleki od samotności.
Dzisiaj oprogramowanie takie jak Microsoft Word ma podstawową edycję gramatyki i składni, więc używaj ich dla pierwszych wersji roboczych. Ale są nowi gracze w tym bloku, jak aplikacja Hemingway Editor, która ma również witrynę na komputery, gdzie możesz kopiować i wklejać swoje notatki, aby zobaczyć wyraźnie zaznaczone sekcje, wskazujące, gdzie idziesz źle z sugestiami, jak je poprawić. Nawet profesjonalni pisarze korzystają z tej aplikacji.
Wiele książek uwielbiają także pisarze, takie jak "Elementy stylu" Williama Strindera i "O pisaniu" Stephena Kinga.
Podstawowe wskazówki dotyczące pisania biznesów
- Zatrzymaj się i pomyśl. Pisarze myślą, zanim piszą, a to sprawia, że różnica jest jasna. Zanim zaczniesz, przygotuj plan. Nie zakopuj tego. Zachowaj swój główny pomysł z przodu i na środku. Zacznij tam, nie przyklejaj trzech akapitów w dół.
- Zachowaj to tanio i prosto. Przestań używać słów o wartości 5 USD - zdobądź wartość swoich pieniędzy, mówiąc prosto i wyraźnie. Powiedz "używaj", a nie "wykorzystuj". Nie używaj żargonu, nie próbuj brzmieć sprytnie, pozwól Twoje pomysły bądź mądry. Codzienny język znacznie lepiej wyrazi twoje idee, a Ty będziesz czuć się bardziej komfortowo podczas pisania - i będzie to widoczne, gdy inni go przeczytają.
- Nie marnuj słów. Używaj jak najmniej słów i zabijaj frazy wielowyrazowe. "Wynik końcowy" powinien być po prostu "wynikiem", a jest o wiele więcej przykładów. (Microsoft Word doskonale nadaje się do wskazywania tych wyniszczających słowa zwrotów)
- Zredukuj przymiotniki i przysłówki. Użyj określonych słów. "Czterodrzwiowy samochód" to sedan. Szybkie bieganie to "sprint". Użyj tezaurusa, aby poszerzyć swoje wybory.
- Napisz więcej i czytaj więcej, aby być lepszym. Czytanie większej liczby książek będzie pomocne w zdobyciu głowy w lepszej przestrzeni do pisania. Pisanie codziennie, czy to w dzienniku, czy w długim poście na Facebooku dla Twojej firmy, pomoże ci stać się bardziej pewnym siebie wyrażającym siebie.
- Zawsze znać swoich odbiorców. Dla kogo piszesz, możesz zmienić to, co mówisz i jak. Uważaj na to, kto cię czyta.
- Nigdy nie wysyłaj swojego pierwszego szkicu. Nawet profesjonalni pisarze przestają czytać i przerabiać swoje e-maile. Pierwszy projekt nigdy nie jest doskonały.
- Edytuj, edytuj, edytuj, edytuj. Edycja zmieni Twoje życie.
