W pisanej korespondencji biznesowej często używa się zwrotu grzecznościowego, gdy zaczynasz i kończysz list lub e-mail. Powitanie, którego używasz do rozpoczęcia wiadomości, nadaje ton pozostałej korespondencji.
Przed rozpoczęciem komunikacji ważne jest, aby zrozumieć, do kogo piszesz i jaki poziom formalności musisz użyć do tego rodzaju komunikacji. Podczas gdy wiele organizacji używa formalnego języka w komunikacji biznesowej, istnieje również wiele firm, w których swobodny język biznesowy jest akceptowany i wspierany.
Wybierz powitanie w liście firm
Zwroty biznesowe, których używasz do rozpoczęcia wiadomości, zależą od tego, czy znasz nazwisko osoby, do której piszesz. O ile to możliwe, najlepiej zaadresuj list lub e-mail do konkretnej osoby. W ten sposób wiadomość przyciąga ich uwagę. Jeśli jednak nie znasz ich nazwy, możesz skorzystać z kilku formalnych opcji: "Do kogo może się obawiać", "Szanowny Panie lub Szanowna Pani", "Pozdrowienia" i "Cześć".
Jeśli znasz nazwisko osoby, do której adresujesz swoją korespondencję, pamiętaj o jej prawidłowym przeliterowaniu. Niewłaściwe pisanie czyjegoś nazwiska w otoczeniu biznesowym świadczy o niedbałości, a nawet braku szacunku.
Oto przykłady formalnych zwrotów grzecznościowych, których możesz użyć, gdy znasz nazwisko osoby, do której piszesz: "Drogi imię i nazwisko," "Do imię" i "Cześć imię". W zależności od twojego związku z odbiorcy, możesz użyć swojego imienia. Jeśli jest to bardzo formalny związek, lepiej może być użycie "Pan", "Pani" lub "Pani", a następnie ich nazwisko.
Typowymi przykładami biznesowymi są: "Hi nazwa" i "Hej nazwa". Używaj ich tylko wtedy, gdy dobrze znasz kulturę organizacji i możesz potwierdzić, że jest to zwyczajna. Nie powinieneś używać tego rodzaju pozdrowień w oficjalnej korespondencji, takiej jak list motywacyjny, list polecający lub list polecający, niezależnie od tego, jak mało jest organizacji. Najlepiej używać tych nieformalnych pozdrowień tylko w przypadkach, gdy masz ugruntowaną współpracę biznesową.
Wypróbuj te biznesowe zamknięcia listów
Podczas podpisywania listu lub wiadomości e-mail należy pamiętać o zamknięciu pasującym do tonu użytego w podziękowaniach i treści listu. Na przykład, jeśli wiadomość e-mail została rozpowszechniona zwykłym "Cześć imię", prawdopodobnie nie powinieneś używać oficjalnego listu firmowego zamykającego się jak "Szanuj swoje".
Tych listów biznesowych można używać w bardziej formalnych listach i e-mailach: "Z poważaniem", "Z poważaniem", "Z poważaniem", "Z poważaniem", "Z szacunkiem", "Z poważaniem" i "Z poważaniem". ton jest najlepszy dla organizacji, w których formalna korespondencja jest normą, lub dla dokumentów o bardziej formalnym charakterze, takich jak list motywacyjny.
Oto kilka przykładów zamknięcia, które można wypróbować w nieformalnej korespondencji: "Dzięki", "Wielkie dzięki", "Najlepsze" i "Najlepsze życzenia". Tego rodzaju zamknięcie listów biznesowych jest najlepiej stosowane w firmach, które mają swobodną atmosferę biznesową, oraz ludzie, z którymi masz ustaloną więź. Nie używaj swobodnego tonu do podpisywania ważnych dokumentów formalnych.
