Rachunkowość zapasów paliwa wymaga funkcjonalnej metody pomiaru wolumetrycznego, zarówno podczas odbierania, jak i wydawania paliwa. Czynniki środowiskowe mogą powodować zauważalny niedobór zapasów; na przykład, w wysokich temperaturach część paliwa w bezciśnieniowych zbiornikach może parować, a zatem nie jest dostępna do pomiaru objętości cieczy, a nawet do ucieczki, gdy naczynie jest otwarte w celu wykonania ręcznego pomiaru. Alternatywnie, zimna pogoda może spowodować skurczenie objętości w zapasach paliw płynnych. Zapobieganie kradzieży za pomocą mechanizmów blokujących jest również ważne dla zachowania dokładnego spisu paliwa.
Rejestruj transakcje paliwowe w dzienniku. Firmy z wieloma lokalizacjami powinny mieć dziennik dla każdej lokalizacji wydawania, aktualizowany okresowo przez personel administracyjny strony. Kierowcy firm powinni prowadzić osobisty dziennik transakcji paliwowych. Współdzielone pojazdy powinny mieć własne logowanie poza niezależnymi dziennikami sterowników, tak aby te dwa zestawy danych mogły być później przywoływane. Dzienniki pojazdów i kierowcy powinny również uwzględniać przebytą odległość każdego dnia w celu monitorowania zużycia paliwa.
Okresowo łącz dane z dzienników pokładowych w arkuszu kalkulacyjnym komputera, aby uzyskać szerszy obraz organizacyjnego zużycia paliwa. Firmy posiadające magazyny paliw mogą wykorzystywać dane z dziennika, aby określić, ile paliwa pozostaje w magazynie.
Ręczne sprawdzanie i zapisywanie rzeczywistego zużycia paliwa w magazynie przy użyciu zmechanizowanych wskaźników i ręcznego podajnika. Porównanie aktualnego stanu zapasów paliwa z szacunkami arkusza kalkulacyjnego opartego na logach może ostrzec firmę o wadliwym urządzeniu lub kradzieży pompy. Według Cantest Solutions Inc., odparowanie paliwa nie powinno spowodować więcej niż 0,125% rozbieżności w pomiarach nawet w przeciętny letni dzień. Rozbieżności znacznie wyższe niż mogą wskazywać na problem.
Zablokuj pompy i czapki gazowe przez cały czas, gdy nie są używane. Zapobiega to kurczeniu się zapasów w wyniku kradzieży.
Porównaj dane z jednego miesiąca do następnego, korzystając z danych z dzienników i arkuszy kalkulacyjnych. Porównywanie danych może ujawnić trendy dotyczące zużycia paliwa, a nawet może stanowić pomocny wskaźnik do konserwacji pojazdu, ponieważ zapisy będą śledzić zużycie paliwa każdego pojazdu.
Wskazówki
-
Tworzenie wielu arkuszy kalkulacyjnych na podstawie danych z dziennika może pozwolić pracownikom działu księgowości na śledzenie różnych czynników istotnych dla firmy. Niektóre firmy, takie jak stacja benzynowa, mogą być zadowolone z rejestrowania prostych raportów dotyczących paliwa i paliwa, a firmy korzystające z pojazdów flotowych mogą uzyskać przydatne informacje dzięki bardziej złożonym rejestrowaniu i raportowaniu.
Ostrzeżenie
Ważne jest, aby od czasu do czasu odczytywać ręcznie, szczególnie podczas zarządzania podziemnymi zbiornikami paliwa. Zmechanizowane urządzenia do odczytu mogą zawieść i zbiorniki mogą przeciekać, co oznacza, że prosty test objętościowy za pomocą linijki bagnetu może złapać problem, zanim spadnie na śnieżną kulę w coś poważniejszego.
