Ludzie prowadzą intensywne życie i nie zawsze pamiętają, kiedy muszą coś zrobić. Wysyłanie listów przypominających o terminie może być po prostu profesjonalną uprzejmością lub może być częścią twojego systemu kont. Ton tych liter zależy od przyczyny wysyłania przypomnienia. Na przykład użyjesz wsparcia, jeśli przypominasz zapracowanym rodzicom o ostatecznym terminie zapisania się na obóz letni. List firmowy grożący działaniem prawnym, jeżeli rachunek nie jest opłacany, wymaga innego podejścia. Skuteczne listy przypominające są wysyłane na długo przed terminem, aby dać odbiorcy czas na działanie.
Napisz list tonem konwersacyjnym, jeśli litera ma być przyjaznym przypomnieniem. Aby uzyskać przyjacielski list, użyj pierwszego akapitu, aby rozpocząć list w lekki sposób, na przykład spostrzeżenie o tym, jak szybko wiosna dobiega końca, a to oznacza, że zbliża się termin rejestracji na letni obóz. W przypadku surowego listu biznesowego od razu przejdź do sedna, wskazując, dlaczego piszesz i dlaczego odbiorca musi odpowiedzieć na list.
Rozpocznij drugi akapit, jasno określając termin. Podaj wyraźne, szczegółowe informacje na temat terminu, na przykład w środę, 7 grudnia o godzinie 17.00. ET. Czas jest opcjonalny, ale jest przydatny w niektórych przypadkach.
Podaj jasne instrukcje, jak dotrzymać terminu. Możliwości, w tym wysłanie płatności, aby została ona otrzymana w terminie lub przed upływem terminu, lub rejestracja online dla funkcji przed upływem terminu. Wymień inne istotne informacje, takie jak należna kwota płatności lub inne informacje niezbędne do wykonania zadania.
Poinformuj odbiorcę o konsekwencjach niedotrzymania terminu. Na przykład, zwróć uwagę, że osoby rejestrujące się po terminie będą płacić wyższą opłatę lub że nie ma przepisów dotyczących spóźnionej rejestracji.
Zakończ bezpłatne zamknięcie, takie jak "Ciepłe pozdrowienia" lub "Z poważaniem".
