Pisząc raport, który ma być prezentowany na spotkaniu, musisz przestrzegać kilku podstawowych wskazówek, z których większość prawdopodobnie nauczyłeś się w szkole. Na przykład, musisz mieć pewność co do celu raportu, musisz skupić się na precyzyjnie zdefiniowanym podtemacie i musisz pisać z myślą o odbiorcach.
Z wyprzedzeniem zapoznaj się z wykształceniem i pracą uczestników spotkania. Pomoże Ci to dowiedzieć się, ile tematu musisz wyjaśnić. Załóżmy na przykład, że przygotowujesz raport dotyczący liczby wypadków na skrzyżowaniach niektórych miast, które zostaną przedstawione na następnym spotkaniu Komisji ds. Ruchu. Jeśli trzech z pięciu członków komisji ma doświadczenie w egzekwowaniu prawa, nie będziesz potrzebować objaśniać zwrotów, takich jak "nawigowanie po kolei".
Pamiętaj o lekturze twojego nauczyciela angielskiego: Nie próbuj poradzić sobie z wszechświatem. Napisz o mniejszym segmencie głównego tematu. Ułatwia zrozumienie raportu. Na przykład "bezpieczeństwo pieszych" może być głównym tematem raportu z badania ruchu drogowego, ale raport ogranicza się do jednej części tego przedmiotu - poprawiając bezpieczeństwo na dwóch skrzyżowaniach.
Upewnij się, że w swoim wprowadzeniu i zawarciu jest wystarczająco dużo kontekstu. To pomaga uczestnikom spotkania zrozumieć znaczenie twoich propozycji. Na przykład, jeśli Twój raport zaleca zatrudnienie pomocniczych policjantów do pracy w sądzie miejskim, twoje wprowadzenie wyjaśniłoby całoroczne starania gminy, aby zrównoważyć wzrost nadgodzin wypłacanych funkcjonariuszom policji. Wniosek ten powtórzyłby, jak ta propozycja jest tylko jedną z wielu, które mogą pomóc gminie zatykać luki w jej budżecie.
Niech tytuł raportu sugeruje, czy spotkanie zostało zaplanowane w celu rozwiązania problemów lub udzielenia informacji.Na przykład, jeśli menedżer wezwał spotkanie, aby poinformować członków zespołu, że sprzedaż w ostatnim kwartale wzrosła, Twój tytuł może brzmieć: "Sprzedaż z trzeciego kwartału: wpływ nowych procedur obsługi klienta".
Raporty zwykle mają na celu wpływanie na czyjeś działania. Wymień opinie, których oczekujesz - i od kogo. Na przykład, raport dyrektora szkoły dotyczący zwiększenia wyników testów uczniów może zalecić radzie zatwierdzenie rezolucji, która zamieni program pilotażowy na stały.
