Najskuteczniejsze udoskonalenia procesowe mają moc zwiększania jakości i produktywności przy jednoczesnym obniżaniu kosztów. Wiele amerykańskich firm znalazło inspirację w japońskich strategiach doskonalenia procesów, które odniosły dziki sukces w ciągu ostatnich kilku dekad. BP Trends podaje, że techniki produkcyjne stosowane przez najbardziej udane japońskie firmy obejmują ograniczenie marnotrawstwa, niespójności i wysiłku fizycznego; niezawodne procesy; rozwiązywanie problemów; rotacja pracowników poprzez różne prace; i zachęcanie do ciągłego doskonalenia.
Burza mózgów
Burza mózgów jest dobrym pierwszym krokiem do generowania pomysłów, zaangażowania w zespół i kreatywności oraz do zidentyfikowania obszarów problemowych i potencjalnych rozwiązań od osób bezpośrednio zaangażowanych w każdy proces biznesowy. Poprowadź facylitatora przez sesję burzy mózgów, aby zapewnić aktywne uczestnictwo wszystkich osób w zespole. Nie pozwól na krytykę ani dyskusję na temat pomysłów podczas burzy mózgów. Chodzi o stworzenie środowiska wolnego od krytyki, aby umożliwić nieograniczoną kreatywność. Zorganizuj sesje w celu poszukiwania konkretnych sposobów usprawnienia procesów biznesowych.
Komitet Sterujący
Osobom zaangażowanym w jeden etap procesu może być trudno uzyskać duży obraz, który pozwoli określić, jakie zmiany należy wprowadzić w celu usprawnienia procesów. Zorganizuj komitet sterujący, aby od początku do końca sprawdzać i gromadzić dane dotyczące wszystkich procesów w firmie. W przypadku większych i bardziej złożonych przedsiębiorstw może być konieczne wykonanie wielu komitetów sterujących w celu monitorowania wszystkich procesów w każdym dziale działalności. Aby być skutecznym, komitet sterujący musi mieć uprawnienia do wdrażania zmian w procesach w oparciu o gromadzone dane.
Zredukuj nieekonomiczną aktywność
BP Trends informuje, że wiele firm japońskich, które odniosły sukces, stosuje strategie ograniczania nieekonomicznej działalności, w tym niespójności i obciążenia fizycznego, jako podstawę do doskonalenia procesów. Marnotrawstwo działań powstaje w postaci przeróbek w celu naprawienia błędów, nadmiernego czekania na innych do działania i niepotrzebnych lub zbyt skomplikowanych kroków procesu. Zidentyfikuj, a następnie zredukuj lub wyeliminuj niespójności w czasie realizacji, wydajności i zadowoleniu klienta, aby usprawnić procesy biznesowe. Przeanalizuj ruchy fizyczne wymagane przez każdego pracownika w procesie. Podejmij kroki w celu zwiększenia komfortu ergonomicznego i zmniejszenia obciążenia, aby zachęcić do zwiększenia produktywności i zadowolenia.
Kaizen: Ciągłe doskonalenie procesów
Kamień węgielny najskuteczniejszych strategii poprawy procesu jest znany w Japonii jako kaizen, co oznacza ciągłe doskonalenie procesów. Kaizen nieustannie wprowadza małe usprawnienia, które mają duży wpływ na wydajność procesu. BP Trends informuje, że firmy zajmujące się ubezpieczeniami samochodowymi zwykły czekać na otrzymywanie zdjęć uszkodzonych pojazdów pocztą przed przetwarzaniem roszczeń. Firmy ulepszyły proces, wykorzystując kamery cyfrowe zamiast kamer filmowych, co skróciło czas potrzebny na proces o dwa do trzech dni. Poszukuj małych innowacji i zmian, które będą miały najbardziej dramatyczny wpływ na procesy biznesowe i kontynuuj powtarzanie strategii.
