Właściciele firm, którzy zatrudniają pracowników na zasadzie niezależnej lub kontraktowej, muszą przesłać Internal Revenue Service formularz 1099-MISC dla każdej osoby, która zarabia co najmniej 600 USD w ciągu roku podatkowego. Rodzaje pracowników, którzy powinni otrzymać te formularze, obejmują pracowników, którzy nie są pracownikami zatrudnionymi w pełnym wymiarze godzin, ale otrzymują wynagrodzenie za swoją pracę.
Pracodawcy muszą wysłać formularze 1099-MISC do swoich pracowników kontraktowych i do IRS. Termin przesyłania formularzy do pracowników upływa 31 stycznia, a ostateczny termin przesyłania formularzy 1099 do IRS to koniec lutego. IRS ma kary dla pracodawców, którzy nie dotrzymają tych terminów.
Uzyskiwanie informacji o pracownikach: Wypełnianie W9
Kiedy zatrudniasz pracownika niezależnego lub kontraktowego, podstawowe informacje podatkowe są zbierane za pomocą formularza W9, który jest dostępny w IRS. Formularz zawiera nazwę wykonawcy i nazwę firmy, jeśli jest inny, numer ubezpieczenia społecznego lub numer identyfikacji podatkowej. W9 prosi również pracownika o podpisanie formularza poświadczającego, że są zwolnieni z zapasowych podatków potrącanych u źródła. Większość pracowników jest zwolniona, ale jeśli tak nie jest, obowiązkiem spółki jest potrącanie podatku dochodowego od wynagrodzenia wykonawcy z zastosowaniem stawki ryczałtowej i przesyłanie jej do urzędu skarbowego.
Wysyłanie 1099 formularzy bez numeru ubezpieczenia społecznego
Urząd skarbowy mówi, że każda osoba, od której wymagane jest złożenie zeznania podatkowego, jest zobowiązana do przekazania swojemu pracodawcy swojego numeru PESEL lub numeru identyfikacyjnego podatnika. Jeśli wykonawca lub pracownik zewnętrzny nie wypełnił formularza W9 i nie możesz uzyskać tych informacji przed upływem terminu zgłoszenia, możesz wysłać formularz 1099 do kontrahenta i IRS bez niego. Należy jednak pamiętać, że IRS obciąży Cię karą za złożenie niekompletnego formularza, chyba że możesz wykazać, że istnieje uzasadniona przyczyna pominięcia numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacji podatkowej. Musisz także być w stanie wykazać, że działałeś w odpowiedzialny sposób i podjął kroki, aby uniknąć pominięcia tych informacji, na przykład pisząc wykonawcę, aby poprosić o te informacje. Brak zwrotu przez pracownika wypełnionego formularza W9 jest zwykle uważany za podstawę do zwolnienia.
Jak złożyć poprawioną wersję 1099, która zawiera numer SSN
Po uzyskaniu numeru ubezpieczenia społecznego lub numeru identyfikacji podatkowej, należy wypełnić poprawiony 1099-MISC i dodać "X" w polu "Poprawione" u góry formularza. Wypełnij formularz dodając poprawione informacje i numer ubezpieczenia społecznego. Będziesz także musiał napisać list do urzędu skarbowego, wyjaśniając, że numer ubezpieczenia społecznego zniknął wraz z własnym numerem identyfikacji podatkowej.
