W rachunkowości znajduje się kilka dokumentów finansowych używanych do śledzenia transakcji firmy i ogólnej kondycji finansowej. Księga główna i bilans stanowią dwa centralne dokumenty w procesie księgowym firmy. Mimo że zawierają podobne informacje, księga główna i bilans nie są takie same. Ich cel jest odrębny, a metody rejestrowania informacji w każdym z nich są różne.
Definicja
Wszystkie transakcje są księgowane do księgi głównej z dziennika codziennego przy użyciu systemu obciążeń i kredytów, podobnie jak w książce czekowej. Jest to rdzeń dokumentacji finansowej Twojej firmy, śledzący każdą transakcję od pierwszego dnia historii Twojej firmy. Bilans nie jest rejestrowany tak szczegółowo, jak księga główna. Jest to migawka kondycji finansowej firmy pod względem aktywów i pasywów w określonym momencie.
Struktura
Rachunki w księdze głównej są pogrupowane w pięciu kategoriach; aktywa, zobowiązania, kapitał własny, przychody i koszty. Zwykle jest osobna strona dla każdego konta śledzonego w księdze głównej. Transakcje są rejestrowane w księdze głównej, ponieważ występują dla każdego konta. Na przykład płatność dokonana na rzecz wierzyciela byłaby rejestrowana jako "wydatki", a tego samego dnia, gdyby klient dokonał płatności na rzecz firmy, byłaby rejestrowana jako "przychód". Bilans nie jest podzielony na oddzielne strony. Zamiast tego, sumy dla każdej kategorii są rejestrowane w postaci, w jakiej dotyczą tego okresu. Na przykład, odnotowano by łączne przychody z 31 grudnia, a wydatki również byłyby sumowane i rejestrowane. Zatem płatności na rzecz wierzyciela A, B i C byłyby sumowane, a nie rejestrowane indywidualnie.
Cel, powód
Księga główna jest używana jako źródło danych dla innych dokumentów finansowych, w tym bilansu. Księga główna śledzi transakcje i przechowuje rejestr wszystkich danych dla firmy, aby możliwe było dokładne zestawienie innych dokumentów finansowych. Niespójności, błędy rachunkowe i straty można śledzić w księdze głównej. Bilans pokazuje, kto na nie patrzy (np. Wierzyciel), co firma posiada, a także, co jest winne innym stronom od daty jej ukończenia. Bilanse są często używane do określenia, czy firma kwalifikuje się do kredytu lub pożyczki. Wierzyciele, inwestorzy (potencjalni i obecni), zarząd, dostawcy, klienci, agencje rządowe i związki zawodowe wykorzystują bilans, aby przewidzieć, gdzie firma będzie, lub jak będzie wyglądać finansowo w dół drogi. Dla wierzyciela jest to narzędzie do oszacowania "ryzyka" spółki przy rozważaniu pożyczki. Dla dyrektora generalnego lub prezesa firmy bilans pomaga określić, czy firma ma zbyt dużo zapasów, czy też potrzebuje zwiększenia przychodów.
