Kontrola budżetowa jest procesem wykorzystywanym przez przedsiębiorstwa do kontrolowania swoich finansów. Obejmuje porównanie budżetów z rzeczywistymi wynikami finansowymi. Ponieważ budżety są teoretyczne, a wyniki są konkretne, kontrola budżetowa ma na celu porównanie budżetu z wynikami obejmującymi ten sam okres czasu, aby zidentyfikować nadwyżki lub nieletnie oraz uzyskać informacje, które będą przydatne w decyzjach o wydatkach w perspektywie krótkoterminowej, a także w przyszłych budżetach.
Adaptacja
Jedną z największych zalet korzystania z kontroli budżetowej jest możliwość dokonywania zmian w przyszłości i utrzymania firmy na dobrej drodze do odniesienia sukcesu. Kontrola budżetowa identyfikuje rozbieżności pomiędzy przewidywanymi kosztami i przychodami a rzeczywistymi liczbami. Jeśli budżety są ciągle nieprawidłowe w jednym obszarze, liderzy biznesu mogą dostosowywać się do ich oczekiwań lub zgłębiać sprawę. Kontrola budżetowa pomaga urzędnikom finansowym podejmować decyzje korygujące, zanim problemy budżetowe będą rosły i będą trudniejsze do rozwiązania.
Oparcie na danych liczbowych
Jedną z wad kontroli budżetowej jest to, że opiera się ona w dużej mierze na danych liczbowych, czasami kosztem innych użytecznych informacji. Na przykład kierownik działu, który działa w ramach swojego budżetu na ten kwartał, może odnieść sukces w analizie kontroli budżetowej. Jeśli jednak uratuje pieniądze, zmniejszając liczbę pracowników i kończąc pracę wykwalifikowanych pracowników, działanie może mieć bardziej negatywny, niematerialny wpływ na całą firmę. Decyzje oparte na kontroli budżetowej mogą zignorować czynniki długoterminowe wykraczające poza zakres danego budżetu lub pominąć niematerialne sukcesy i problemy.
Koszt
Koszty zestawiania danych i analizowania budżetów to kolejna wada procesu kontroli budżetowej. Inne formy kontroli korporacyjnej opierają się bardziej bezpośrednio na opiniach i osądach wyższych urzędników. Kontrola budżetowa ma na celu łagodzenie tego rodzaju ludzkiego osądu poprzez wprowadzenie argumentów ilościowych, z których wszystkie wiążą się z kosztami. Kiedy firma wykorzystuje swoje istniejące budżety operacyjne i sprawozdania finansowe do wykonywania kontroli budżetowej, koszty są zmniejszane. Jednak kiedy liderzy zlecają nowe sprawozdania finansowe, koszty te rosną, szczególnie jeśli wymagają zatrudniania nowych pracowników, aby pomóc działowi księgowości.
Postęp śledzenia
Kontrola budżetowa daje przedsiębiorstwu wyraźny sposób wewnętrznego śledzenia postępów. Analiza danych budżetowych pozwala liderom identyfikować centra odpowiedzialności lub wydziały organizacyjne, w których menedżerowie rutynowo wydają ponad dodatki do budżetu lub zarządzają działaniami poniżej swoich budżetów. Liderzy mogą również podejmować bardziej efektywne decyzje dotyczące alokacji zasobów i poprawy koordynacji między działami.
