Większość osób, które pracują, jest bombardowana codziennie przez niekończące się e-maile. Wiele z tych wiadomości e-mail jest szybko skanowanych i usuwanych, jeśli w ogóle zostaną otwarte. Wysyłając firmową wiadomość e-mail do współpracownika, pracownika lub klienta, nie chcesz, aby trafił na stos kart odrzuconych. Zapoznanie się z biznesowym formatem wiadomości e-mail może mieć wpływ na to, czy Twój e-mail jest czytany i czy został zrzucony do wirtualnego kosza.
Jaki jest format Business Email?
Biznesowy format e-mail to dobra praktyka do wysyłania wszelkiego rodzaju korespondencji w imieniu firmy. Zapewnia formalną strukturę, która pomaga przekazać wiadomość i uzyskać odpowiedź.
Elementy biznesowego adresu e-mail obejmują:
- Szczegółowa linia tematyczna. Użyj wiersza tematu, który zachęca czytelnika do otwarcia wiadomości e-mail. Im jesteś bardziej konkretny, tym lepiej. Dodaj kilka słów o tym, o czym jest ta wiadomość - Spotkanie w następnym tygodniu w celu omówienia wniosku - raczej niż niewyraźne słowo, jak dzień dobry. Specyfika pomaga zapobiegać wpadnięciu Twojej wiadomości e-mail do filtra antyspamowego, nigdy nie trafiając do odbiorcy.
- Profesjonalne powitanie. Sposób, w jaki pozdrawiasz osobę, zależy od wcześniejszego związku, jeśli ją masz. Jeśli kontaktujesz się z kimś nowym lub osobą o wyższym statusie, lepiej użyć bardziej formalnego powitania, np Drogi panie Jones. Jeśli pracowałeś z tą osobą wcześniej i stosujesz bardziej swobodny związek, możesz użyć imienia osoby, na przykład Cześć, Kim. Upewnij się, że nazwisko osoby jest napisane poprawnie, a adres e-mail jest poprawny.
- Zwięzła wiadomość. Treść biznesowego e-maila powinna być bezpośrednia i na temat. Osoba czytająca to nie zawsze ma dużo czasu, więc nie rób tego zbyt długo i szczegółowo. Używaj krótkich zdań i akapitów i dołącz tylko istotne informacje. Na przykład zdanie lub dwa o tym, dlaczego chcesz się spotkać i proponowane czasy. Ułatwia to również ludziom czytanie wiadomości na ich telefonach, gdzie mogą otwierać e-maile. Pamiętaj, aby używać podstawowego formatowania wiadomości e-mail, nawet jeśli masz ochotę użyć wielu kolorów lub emotikonów.
- Podpis. Wysyłając firmową wiadomość e-mail, zawsze dobrze jest zamknąć ją za pomocą podpisu e-mail. Podaj swoje imię i nazwisko, stanowisko, firmę i dane kontaktowe. Może również zawierać linki do twoich mediów społecznościowych lub strony internetowej, co ułatwia odbiorcy dostęp do nich. Po prostu nie dodawaj tak dużo informacji, że wygląda na zagraconą. Twój podpis może zostać wstępnie zaprogramowany w ustawieniach poczty e-mail, dzięki czemu jest automatycznie uwzględniany w wysyłanych wiadomościach e-mail.
Dlaczego musisz znać biznesowy format wiadomości e-mail
Biznesowy adres e-mail jest zasadniczo jak każdy inny list firmowy, ale wysyłany elektronicznie. I, jak każdy list firmowy, upewnij się, że używasz właściwego formatu, tak abyś był jak najbardziej profesjonalny. Nie chcesz wysyłać e-maili, które są nazbyt przypadkowe lub bezosobowe, zwłaszcza w przypadku ważnych problemów biznesowych.
Biznesowy format e-mail zapewnia łatwą strukturę, którą można dostosować do każdej firmowej poczty e-mail. Ma on na celu poinformowanie odbiorców o treści wiadomości i zachęcenie ich do otwarcia wiadomości e-mail i przeczytania jej. Biznesowy format e-mailowy pozwala również być formalnym lub swobodnym, w zależności od odbiorcy. Bądź zawsze profesjonalny i przyjazny w swoim e-mailu. Zapisz w taki sposób, aby zachęcić odbiorcę do przeczytania Twojej wiadomości i odpowiedzi na Twoją prośbę.
Reprezentujesz swoją firmę przy każdym wysyłanym e-mailu. Poznanie formatu e-maili biznesowych może pomóc Ci wywrzeć dobre wrażenie zarówno na tych, z którymi pracujesz, jak i na tych, z którymi chciałbyś pracować.
Biznesowy format adresu e-mail
Dokładny sposób formatowania firmowego adresu e-mail zależy od Twojej osobowości, adresu e-mail i adresata, do którego wysyłasz wiadomość e-mail. Wykonaj ten podstawowy biznesowy format e-mail:
Temat: przegląd letniego planu marketingowego
Cześć sam,
Załączony jest letni plan marketingowy, który przygotowałem. Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł to sprawdzić i dać znać, jeśli masz jakieś sugestie.
Czy będziesz miał czas, aby omówić to ze mną w przyszły wtorek lub środę?
Dziękuję Ci,
Przędzarka
tytuł, nazwa firmy i dane kontaktowe
Jak zawsze sprawdź napisy i gramatykę przed wysłaniem.
