Gdy prowadzisz lub zarządzasz firmą, która polega w dużej mierze na zakupie materiałów lub surowców, musisz zapoznać się z procesem zakupów. Proces zakupu obejmuje szereg czynności, które zapewniają, że otrzymasz właściwe produkty, gdy ich potrzebujesz. Planuj z wyprzedzeniem, aby proces zamawiania przebiegał sprawnie.
Wstępne decyzje
Pierwszym krokiem w procesie zakupu jest ustalenie, czego potrzebujesz, a także częstotliwość, z jaką będziesz potrzebować przedmiotów dla Twojej firmy. Na przykład, jeśli planujesz zamówić materiały biurowe, zdecyduj, czy chcesz ponownie zamówić co tydzień, co miesiąc lub po osiągnięciu określonego poziomu zapasów. Powinieneś także ustalić, ile możesz wydać na przedmioty, które musisz kupić, aby móc negocjować ceny z dostawcami.
Kontakt z dostawcami
Gdy już wiesz, czego potrzebujesz, musisz skontaktować się z dostawcami, którzy zapewnią ci to, czego potrzebujesz. Zadzwoń do różnych dostawców, aby poprosić o katalog lub zestawienie cen różnych produktów z twojej listy. Wynegocjuj umowę dostawcy z każdą firmą, z której chcesz zamówić, aby określić dokładne warunki umowy. Warunki obejmują, kto zapłaci za wysyłkę, harmonogram rabatu lub koszt za przedmiot, a także liczbę dni oczekiwania na opłacenie zamówienia (zwykle 30 lub więcej dni).
Prześlij zamówienie zakupu
Gdy wiesz, co chcesz kupić, następnym krokiem jest przesłanie zamówienia do dostawcy. Zlecenie zakupu to formularz zawierający informacje o Twojej firmie, a także informacje o dostawcy wraz z pełną szczegółową listą pozycji, które chcesz zamówić. Możesz wysłać zamówienie zakupu za pośrednictwem poczty, faksu lub poczty elektronicznej.
Potwierdź płatność
Po otrzymaniu zamówienia od dostawcy musisz wypełnić swoją stronę umowy kupna. Dostawca wysyła fakturę zawierającą całkowitą należną kwotę, która podaje kwotę należnej płatności za wstępną umowę. Wyślij płatność do dostawcy w terminie ustalonym w umowie za pośrednictwem czeku biznesowego lub karty kredytowej. Upewnij się, że otrzymałeś wszystkie zamówione przedmioty przed zapłaceniem faktury.
