Aby stać się liderem branży, a nawet po prostu awansować w swojej karierze, musisz opanować sztukę komunikacji lub proces, w którym jednostki wchodzą w interakcje, wymieniają i interpretują znaczenia. Bezmyślne przekazywanie informacji poprzez bezczynne pogawędki jest łatwe. Skuteczna komunikacja wymaga umiejętności i finezji. Aby skutecznie komunikować się, musisz być w stanie skutecznie przedstawiać pomysły, przekonywująco, jasno i zwięźle.
Jak opanować sztukę komunikacji w biznesie
Jako podstawowa jakość w świecie biznesu, komunikacja może wpłynąć na twoją karierę. Aby stać się liderem branży, a nawet po prostu awansować w swojej karierze, musisz opanować sztukę komunikacji lub proces, w którym jednostki wchodzą w interakcje, wymieniają i interpretują znaczenia. Bezmyślne przekazywanie informacji poprzez bezczynne pogawędki jest łatwe. Skuteczna komunikacja wymaga umiejętności i finezji. Aby skutecznie komunikować się, musisz być w stanie skutecznie przedstawiać pomysły, przekonywująco, jasno i zwięźle. Komunikacja jest skuteczna tylko wtedy, gdy zarówno nadawca, jak i odbiorca rozumieją treść informacji przedstawionych w ten sam sposób. Jak więc opanujesz sztukę komunikacji?
Zapoznaj się z podstawowymi zasadami komunikacji Po pierwsze, musisz jasno określić, dlaczego się komunikujesz, a następnie zakomunikować swoją wiadomość, nie powodując nieporozumień i zamieszania. Zmniejsz częstotliwość nieporozumień dzięki jasnej, zwięzłej, dokładnej i dobrze zaplanowanej komunikacji. Rozważ swoje cele, ponieważ musisz je artykułować, aby to osiągnąć. • Czego chcesz, aby Twoi odbiorcy pamiętali? • Co chcesz przekazać? • Czego chcesz, aby Twoje przesłanie zostało osiągnięte?
Po drugie, musisz wiedzieć, w jaki sposób przesłać informacje w taki sposób, aby mogły być poprawnie dekodowane przez odbiornik. Sukces w tym zakresie zależy zarówno od wyraźnego wskazania informacji, jak i od przewidywania i eliminowania potencjalnych źródeł nieporozumień. Klucz: poznanie odbiorców. Twoja wiadomość jest dostarczana do poszczególnych członków widowni, z których wszyscy wchodzą w proces komunikacji z własnymi pomysłami i przekonaniami, które niewątpliwie wpłyną na jego zrozumienie przesłania. Ważne jest również zrozumienie mocnych i słabych stron różnych kanałów komunikacji, które obejmują, ale nie ograniczają się do nich osobiście, przez telefon, e-mail i tekst. Upewnij się, że używasz odpowiedniego kanału do wiadomości. Na przykład podawanie dłuższych tras przez telefon prawdopodobnie nie jest najskuteczniejszą drogą. Podobnie, żadna z nich nie dostarcza negatywnej opinii za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zbadaj mocne i słabe strony wszystkich kanałów komunikacji w odniesieniu do Twojej wiadomości, aby upewnić się, że wybrałeś kanał, który będzie najlepiej komunikował przekaz. Bądź wrażliwy na opinie ze strony odbiorców, zwłaszcza gdy komunikujesz się osobiście lub przez telefon. Zwróć szczególną uwagę na reakcje werbalne i niewerbalne na wiadomość, aby ocenić, czy odbiorcy zrozumieli znaczenie przedstawionych informacji. Innym sposobem na zwiększenie umiejętności komunikacyjnych w biznesie jest usunięcie wszelkich barier, które mogą powodować nieporozumienia. Potencjalnymi barierami dla twojego przekazu mogą być: zbyt długa praca, niewłaściwy kanał komunikacji, niezorganizowanie w prezentacji informacji, używanie słabego języka werbalnego i niewerbalnego, zbyt szybkie przekazywanie zbyt dużej ilości informacji, brak zrozumienia kultury nie przedstawiając uproszczonej i zwięzłej wiadomości. Oprócz tych ogólnych wytycznych, możesz doskonalić swoje umiejętności komunikacyjne, skupiając się na bardziej ogólnych obszarach komunikacji, takich jak tworzenie skutecznych i leniwych pierwszych wrażeń, przekazywanie prawidłowego niewerbalnego języka ciała, wydajna komunikacja werbalna, aktywne słuchanie, koncentracja na rozwijaniu pisania umiejętności i poznanie właściwej etykiety do komunikowania się za pośrednictwem kanałów technologicznych.
Stwórz trwałe pierwsze wrażenie Celem stworzenia trwałego pierwszego wrażenia jest stworzenie komfortu, zaufania i relacji z osobą, z którą się spotykasz. Wystarczy krótkie spojrzenie, około trzech sekund, aby ktoś mógł ocenić cię podczas spotkania po raz pierwszy. Ich opinia o tobie jest szybko formowana na podstawie twojego wyglądu, języka ciała, postawy, manier i tego, jak się ubieracie. W biznesie ważne jest, aby zawsze tworzyć wrażenie profesjonalnej obecności. Oto kilka prostych sposobów na uzyskanie mocnego i skutecznego pierwszego wrażenia: • Stwórz przyjazny, bezpośredni kontakt wzrokowy, aby rozwinąć wzajemne zaufanie. • Wstań i usiądź prosto, a dobra postawa tworzy natychmiastowe wrażenie kompetencji i pokazuje, że czujesz się komfortowo w sytuacjach biznesowych. • Utrzymuj kontakt wzrokowy poprzez drżenie ręki i adresuj osobę po imieniu. • Przybądź na dziesięć do piętnastu minut przed planowanym czasem. • Ubierz się odpowiednio na spotkanie. Poznaj tradycje i normy, ponieważ nie chcesz pokazywać się w garniturach, gdy wszyscy są ubrani na co dzień. • Zachowaj czysty i uporządkowany wygląd. Wykonaj trzydziestosekundową szybką kontrolę przed spotkaniem. • Uśmiechaj się ciepło i ufność. • Bądź uprzejmy i uważny.
Pierwsze wrażenia to generowanie percepcji obecności zawodowej w celu ustalenia wiarygodności. Użyj własnego języka ciała, aby wzbudzić odpowiednią pewność siebie i pewność siebie, stojąc wysoko, uśmiechając się serdecznie, aby ułatwić innym kontakt, życzliwy kontakt wzrokowy, powitanie z mocnym uściskiem dłoni, rozszerzanie uprzejmości dla wszystkich, promowanie prawdziwego entuzjazmu i łaskawości oraz odpowiednie ubranie.
Ponownie podkreśl swoje przesłanie poprzez komunikację niewerbalną. Tylko około siedmiu procent emocjonalnego znaczenia w wiadomości składa się z rzeczywistych słów, a kolejne trzydzieści osiem procent jest komunikowane poprzez nasz ton głosu i odmienny głos. Oznacza to, że pięćdziesiąt pięć procent naszego znaczenia w wiadomościach przekazywane jest poprzez komunikację niewerbalną, która obejmuje wyraz twarzy, gesty i postawę. Więc nawet jeśli możesz mówić jedną rzecz, twój język ciała może wyrażać coś zupełnie innego. Doświadczeni specjaliści wykorzystują niewerbalne umiejętności komunikacyjne do budowania zaufania i relacji z klientami i współpracownikami, zachowując spójność języka ich ciała i zgodność z ich przekazem słownym. Aby dobrze prosperować w świecie biznesu, musisz nauczyć się nie tylko przekazywać wiadomości werbalnie, ale także niewerbalnie. Używaj komunikacji niewerbalnej świadomie i celowo, aby była źródłem siły i siły w kontaktach biznesowych. Po pierwsze, zrozum swoje mocne i słabe strony komunikacji niewerbalnej, a następnie rozbij komponenty i ćwicz udane, spójne i naturalne wykonanie, zaczynając od kontaktu wzrokowego. Spróbuj zacząć od następujących czynności: • Sprawdź wejście do pokoju. Czy zauważyłeś, kiedy wchodzisz do pokoju? • Czy oferujesz swoją rękę natychmiast, gdy spotykasz się z kimkolwiek, bez względu na rasę lub płeć? • Czy stale kontaktujesz się z innymi podczas spotkań i podczas rozmów? • Czy masz skłonność do gestów w rozpraszający sposób, który może przeszkadzać komuś w połączeniu się z tobą? • Czy wysyłane sygnały niewerbalne są jasne i zgodne z Twoją wiadomością? Czy ludzie są ogólnie zdezorientowani co do tego, gdzie stoją z tobą? • Czy zdajesz sobie sprawę z reakcji twarzy w różnych sytuacjach?
Nasza fizyczna obecność jest rzeczą, którą inni zauważają, gdy spotykają się z nami, więc upewnij się, że wydzielasz energię, masz prawidłową postawę, mocny uścisk dłoni i nawiązujesz przyjazny kontakt wzrokowy. Naucz się nie tylko opanować swój początkowy język ciała, ale także swoje reakcje na innych, a także np. Zachować beznamiętną twarz, gdy jesteś rozgniewany. Wreszcie naucz się dopasowywać i odzwierciedlać, stosując maniery i manieryzmy osoby lub osób, z którymi się kontaktujesz.Dopasowanie poziomu energii, wyrazu twarzy, ton głosu, słownictwa i tempa jest najszybszym sposobem na budowanie relacji w procesie komunikacji. Niewerbalne sygnały stanowią kontekst dla interpretacji surowej treści komunikacji, więc musisz upewnić się, że twoja werbalna i niewerbalna wiadomość pozostaje zsynchronizowana.
Ożywić komunikację werbalną Komunikacja twarzą w twarz zawsze będzie najlepszym kanałem komunikacji. Nigdy nie lekceważ wartości dźwięku głosu i emocji przenoszonych przez język ciała, zwłaszcza gdy krytykujesz kogoś lub wyrażasz negatywną opinię. Jeśli nie zgadzasz się z kimś, gdy twoje słowa wyrażają twoją niezgodę, twój ton, postawa i kontakt wzrokowy mogą jednocześnie wyrażać twoją wartość i szacunek dla opinii drugiej osoby. Podczas gdy rozmowa telefoniczna jest również lepszym kanałem komunikacji, nadal pozostaje daleko w tyle w stosunku do kontaktów twarzą w twarz. Opieramy się na bogatym guście niewerbalnych sygnałów, aby zinterpretować znaczenie słów innego człowieka, a spotkania twarzą w twarz pomagają zrównoważyć potencjalne przeszkody, które mogą źle zrozumieć zamierzone przesłanie. Tak więc, jeśli kiedykolwiek masz wątpliwości co do tego, jakiej metody użyć, komunikowanie się z kimś twarzą w twarz jest zawsze najbezpieczniejszą i najskuteczniejszą metodą zapewnienia skutecznego przekazywania twojej wiadomości. Jeśli masz trudności z wyrażeniem się werbalnie, spróbuj poniższych sposobów, aby poprawić swoje umiejętności komunikowania się werbalnego: • Oglądaj interakcje słowne w biurze, aby wysłuchać, w jaki sposób klienci przedstawiają klientom pomysły, słyszą ton głosu i odmienność głosu podczas prezentacji pomysły i jak dyskutowane są punkty różnicowe. • Przećwicz wyrażanie swoich pomysłów wśród przyjaciół i rodziny i poproś ich o krytykę. Upewnij się, czy wiesz, co oni chcieli przekazać, czy nie. • Weź udział w sprzedaży w niepełnym wymiarze godzin, aby pomóc Ci zdobyć zaufanie w wyrażaniu siebie i słownym komunikowaniu się z innymi. • Wykorzystuj historie, cytaty i dowcipy, aby przekazać swoją wiadomość. • Zorganizuj swoje pomysły wcześniej i przygotuj swoją wiadomość. • Ostrożnie dobieraj słowa. Mów konkretnie, zwięźle i unikaj niedbałego języka. • Bądź pozytywny w postawie i doborze słów. • Używaj żywych języków, przykładów, pozostań optymistami i używaj różnych tonów głosu, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców. • Nakręć się, aby lepiej zrozumieć swój unikalny styl komunikacji.
Opanowanie komunikacji werbalnej rozwija osobisty rozwój, a także poprawia relacje biznesowe i interakcje. Słowa mają moc tworzenia emocji i motywowania ludzi do podejmowania pożądanych działań. Wykorzystaj siłę komunikacji werbalnej, aby pomóc Ci osiągnąć cele zawodowe.
Znajomość siły aktywnego słuchania Podczas gdy wyrażanie własnych pomysłów jest ważne w komunikacji, aktywne słuchanie innych jest równie ważne dla opanowania sztuki komunikacji. Duża porcja komunikacji skutecznie obejmuje słuchanie z powodzeniem. Jedynie około 25-50% tego, co słyszymy, jest faktycznie zapamiętane, co oznacza, że musisz świadomie starać się nie tylko usłyszeć słowa, które ktoś mówi, ale także spróbować zrozumieć całą przekazywaną wiadomość. Nie lekceważ potęgi ciszy. Skoncentruj swoje słuchanie, nie myśląc o tym, co masz zamiar powiedzieć, zamiast tego, wykonuj świadomy wysiłek, aby skoncentrować się psychicznie i pozostać czujnym. Stawanie się aktywnym słuchaczem wymaga czasu, cierpliwości i praktyki. Wykorzystaj poniższe elementy, aby poprawić swoje umiejętności aktywnego słuchania. • Skoncentruj swoją uwagę na głośniku. Zwróć szczególną uwagę na ich niewerbalną komunikację. • Pokaż, że słuchasz języka ciała, gestów, uśmiechu i okazjonalnego skinienia głową. • Potwierdź, co mówi druga osoba, okazjonalnie kiwając głową lub "uh huh". • Przekaż pozytywną opinię, parafrazując to, co zostało powiedziane, zadając pytania otwarte lub okresowo podsumowując. • Odradzaj osąd, dopóki mówca nie skończy w pełni przedstawiać swojej wiadomości. Nie przeszkadzać. • Nie pozwól, aby twoje osobiste filtry, założenia, osądy i przekonania zniekształcały informacje, które słyszysz. Aby wyjaśnić zrozumienie, podsumuj, co zostało powiedziane. • Daj tej osobie niepodzielną uwagę. Nie pozwalaj sobie na rozproszenie twojego otoczenia.
Słuchanie to coś więcej niż słyszenie słów. Aktywne słuchanie obejmuje skupienie się na tonie głosu, doborze słów, niewerbalnym mowie ciała, fleksji głosu, nie wyciągając pochopnych wniosków i nie zniekształcając tego, co mówią nasze własne percepcje. Aktywne słuchanie polega na tym, aby być obiektywnym i otwartym na to, co komunikujemy, nie pozwalając naszym osobistym przekonaniom wpływać na przekaz. Buduj lepsze relacje biznesowe i zmniejszaj konflikt między relacjami, udoskonalając umiejętność porozumiewania się poprzez aktywne słuchanie.
Zilustruj rozróżnienie poprzez niezwykłe pisanie
Jako bardziej konkretna forma komunikacji słowo pisane pozostawia mniej miejsca na błędy i pomyłki. W dobrze wyszkolonym społeczeństwie, w którym komunikacja pisemna szybko staje się preferowaną metodą komunikacji, umiejętność skutecznej komunikacji poprzez pisanie jest ważną umiejętnością do doskonalenia. W dzisiejszym miejscu pracy pracodawcy aktywnie poszukują osób posiadających umiejętność efektywnej komunikacji poprzez słowo pisane. Jak więc szlifować swoje umiejętności pisania? • Unikaj slangu. • Unikaj symboli i unikaj stereotypów. • Zawsze poprawnie zapisuj nazwy. • Zachowaj zdania krótkie i proste. • Korekta, korekta, korekta. • Poprawiaj dokumenty, aż będą jasne i zwięzłe. Unikaj wszelkich nieistotnych informacji. • Upewnij się, że dokumenty są logicznie zorganizowane. • Edytuj swoje pisanie pod kątem wyboru słów i zwolnień. • Używaj poprawnej interpunkcji i właściwej gramatyki. • Popraw swoje słownictwo, używając słownika, aby sprawdzić znaczenie nieznanych słów. • Przeczytaj każdą szansę, którą otrzymasz. Im więcej czytasz, tym bardziej poszerzasz swoje słownictwo i zwiększasz świadomość skutecznego pisania.
Naucz się postrzegać pisanie jako umiejętność, którą trzeba nieustannie doskonalić poprzez praktykę i wysiłek. Ćwicz efektywne pisanie przy każdej okazji, nawet jeśli piszesz proste e-maile do przyjaciół i rodziny. Pisemna komunikacja ma trwały wpływ i stałą obecność, dlatego zawsze zachowuj szczególną ostrożność w tym, co komunikujesz poprzez pisanie.
Zademonstrować właściwą etykietę w komunikacji technologicznej W miarę, jak XXI-wieczne miejsce pracy staje się bardziej zróżnicowane i bardziej zaawansowane technologicznie, twoje umiejętności komunikacyjne muszą być stale udoskonalane, aby zapewnić sukces kariery. Kiedy stary model zarządzania dyktaturą zostaje zastąpiony przez zarządzanie partycypacyjne i większe wykorzystanie zespołów, stara metoda komunikacji, która faworyzuje bezpośrednią komunikację głosową lub głosową, jest zastępowana bezosobowymi metodami komunikacji, takimi jak poczta elektroniczna, faks i poczta głosowa. Pomimo zwiększonego wykorzystania technologii do komunikacji i jednocześnie dostarczają szybkiego rozwiązania do przekazywania informacji, należy pamiętać, że metody te pozostawiają więcej miejsca na nieporozumienia i konflikty. Staraj się przekazywać tylko faktyczne informacje za pośrednictwem tych kanałów. Zarezerwuj całą komunikację, która wiąże się z wyrażaniem emocji dla osobistych metod, takich jak osobiście lub przez telefon.
Łączenie ze sobą Wzorcowe umiejętności komunikacyjne to jedne z najbardziej pożądanych cech w świecie biznesu. Tak jak Robert Kent, były dziekan szkoły biznesowej Harvardu, tak adekwatnie podsumował: "W biznesie komunikacja to wszystko." Bez zdolności do skutecznego komunikowania się, nie jesteśmy w stanie dokładnie przekazać wiadomości, pozwolić innym wiedzieć, co myślimy lub czujemy, budować partnerstwa, motywować innych lub rozwiązywać konflikty. W miarę, jak będziesz się rozwijać zawodowo, umiejętności komunikacyjne staną się bardziej istotne dla Twojego sukcesu. Pomyślne porozumiewanie się jest równoznaczne z udaną karierą.
