Podczas pisania listu biznesowego, użycie linii "Uwaga" może pomóc w przekierowaniu korespondencji do właściwego odbiorcy. Korzystanie z linii "Uwaga" jest odpowiednie, jeśli wysyłasz list do całego działu lub jeśli masz tytuł, ale nie nazwisko osoby, która musi otrzymać list. Jeśli masz nazwę konkretnej osoby, nie musisz używać linii "Uwaga".
Korzystanie z linii "Uwaga" w piśmie służbowym
Rozpocznij swój list firmowy, wpisując własny adres. Pomiń linię i wpisz datę. Pomiń kolejną linię.
Wpisz ogólny adres firmy, do której wysyłasz list. Jest to tak zwany adres wewnętrzny.
Pomiń linię i wpisz linię "Uwaga". Możesz używać wszystkich wielkich liter lub kombinacji wielkich i małych liter. Lepiej jest napisać "Uwaga", niż skracać je jako "ATTN" lub "Attn". Postępuj zgodnie z tytułem działu, z którym chcesz się skontaktować. Jeśli kontaktujesz się z konkretną osobą, nie musisz używać linii "Uwaga". Zamiast tego użyj imienia tej osoby jako pierwszej linii adresu wewnętrznego. Istnieją różne opinie na temat tego, czy używać dwukropka po "Uwaga", ale w książce "Essentials of Business Communication" autorzy Mary Ellen Guffey i Richard Almonte twierdzą, że dwukropek jest opcjonalny.
Oto dwa przykłady tego, jak może wyglądać linia "Uwaga":
UWAGA MENEDŻER ZASOBÓW LUDZKICH
lub
Uwaga: Menedżer ds. Zasobów ludzkich
Pomiń linię i wpisz pozdrowienie, a następnie treść listu.
Korzystanie z linii "Uwaga" na etykiecie pocztowej lub kopercie
Najpierw wpisz lub napisz linię "Uwaga". Chociaż jest to format inny niż format adresu wewnętrznego pisma firmowego, jest to format preferowany przez pocztę USA.
Skorzystaj z pełnego adresu firmy, do której prowadzisz korespondencję. Pamiętaj, by podać numery apartamentów i pięter, jeśli je znasz, a także adres ulicy, miasto, województwo i kod pocztowy.
Przed wysłaniem listu sprawdź dokładność adresu.
Wskazówki
-
Niektórzy styliści uważają, że wiersz "Uwaga" w liście firmowym nie jest konieczny. Zasadniczo używaj go tylko wtedy, gdy uważasz, że twoja korespondencja może mieć trudności ze znalezieniem zamierzonego odbiorcy.
