Pisanie listów biznesowych może być trudne. Siadaj, żeby rzucić szybki list i Bum jesteś zakłopotany na powitanie. Pisanie do jednej osoby ma wystarczającą liczbę problemów, jeśli nie znasz jej nazwiska ani płci. Kiedy dodajesz kilka osób, pytania mnożą się. Do ilu osób piszesz? Dwa, trzy lub tłum? Czy znasz je po imieniu? Czy są twoimi bliskimi kumplami, czy przekazują znajomych? Na szczęście istnieją zasady i wytyczne dla wszystkich tych sytuacji.
Pisanie do dwóch lub trzech
Jeśli piszesz do dwóch lub trzech, jest to łatwa odpowiedź: po prostu wypisz ich imiona. Jeśli znasz je dobrze i masz na imię, możesz użyć ich imion, takich jak "Droga Wola, Kiersten i Pat."
Jeśli nie znasz ich dobrze, lub nie jesteś pewien, czy imiona będą odpowiednie, użyj więcej formalności: "Drogi Panie Sothers, Pani Thompson i Pani Crump." Ogólnie rzecz biorąc, nie będziesz zarzucany, że jesteś zbyt formalny, ale brwi wzrosną, jeśli jesteś zbyt nieformalny.
Pisanie do grupy
Gdy piszesz do więcej niż trzech osób, wypowiadanie nazw wygląda na kłopotliwe. Ludzie mają wrażenie, że są jedną z długiej listy. Lepiej używać terminu grupowego, takiego jak "Drodzy zespół" lub "Drodzy koledzy". To zabawne, jak wypowiadanie nazw grupy może sprawić, że poczują się jak tłum, ale "Drodzy Zespołu" sprawiają, że czują się jak członkowie grupy; są częścią zespołu. "Drodzy koledzy", mówi, że uważacie ich za godnych bycia kolegą, równego i wartościowego uczestnika.
Nie należy jednak używać "Drodzy Koledzy", pisząc do osób, które są dla ciebie starsze. Technicznie, to twoi przełożeni, a nie twoi koledzy. Ale jeśli są w zespole, to "Dear Team" będzie działał dobrze.
Jak nazwać imiona
Pisz do ludzi po imieniu, jeśli to w ogóle możliwe. Na przykład, jeśli kilka osób napisało do Ciebie na dany temat i chcesz odpisać, postaraj się znaleźć i wykorzystać ich nazwy. Jeśli aplikujesz o pracę lub znajdujesz się w innej sytuacji, w której chcesz kogoś zaimponować, dowiesz się, że ich nazwiska wskazują na to, że wykonasz dodatkowy wysiłek w swojej pracy, jeśli zostaniesz zatrudniony. Czy znasz kogoś w firmie, który może znaleźć nazwiska zaangażowanych pracowników działu kadr?
Innym pomysłem jest wejście na stronę organizacji i sprawdzenie, czy dyrektor lub kierownik departamentu znajduje się na liście. Jeśli to jedyne imię, jakie widzisz, możesz skierować do niego list: "Drogi panie Burns i koledzy" lub "Drogi panie Burns i członkowie komisji selekcyjnej". Jeśli nie znajdziesz konkretnych nazw, napisanie "Szanowni członkowie komisji selekcyjnej" będzie dobrze. Chociaż możesz napisać: "Szanowny komitet selekcyjny", dodanie "członków" daje mu specjalny akcent. "Członkowie" przyznają, że postrzegasz ich jako jednostki, a nie tylko jako jedną wielką anonimową komisję.
Poruszanie się płci
Dzięki imionom takim jak John, Maryann, Wayne i Daisy łatwo jest określić ich płeć. Inne nazwiska pozwalają ci zgadywać, jak Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew i Alex. Czasem ich pisownia je zdradza. Na przykład Adrian jest zazwyczaj mężczyzną, a Adrienne jest kobietą. Ale imiona są sprzeczne z powszechnymi zasadami pisowni, więc jeśli nie wiesz, nie zakładaj.
Jeśli ktoś, kogo znasz, może znać osobę, o której mowa, być może będziesz w stanie się dowiedzieć. Sprawdź także na stronie internetowej, czy dana osoba jest napisana i jest określana jako ona lub ona. Ogólne wyszukiwanie w Internecie nazwy może również dać odpowiedzi. Jeśli wszystko, co nie odpowiada na pytanie o płeć, dopuszczalne jest napisanie "Drogi Chris Trainor".
Do kogo lub nie
Chociaż "To Whom It May Concern" brzmi sztywno i bardzo formalnie, to jest to akceptowana akceptacja, gdy nie masz pojęcia, do kogo piszesz.
Z drugiej strony "Szanowni Państwo" jest przestarzały. Jest to pułapka gramatyczna, która pozostała po czasach, gdy firmy były domeną mężczyzny. "Szanowni Państwo" jest dziś nieodpowiedni, kiedy twój list może być bardzo dobrze przyjęty przez kobietę. "Szanowni Państwo" przynajmniej przyznaje, że kobieta może być jednym z odbiorców, ale nadal brzmi staroświecko. Po pierwsze, nikt już nie jest adresowany jako pan lub pani, chyba że przez swojego lokaja lub szofera. Jeśli nie masz nazw i nie masz pojęcia o ich płci, spróbuj czegoś innego, np. "Pozdrowienia" lub "Cześć". Te dźwięki są przyjazne i dostosowane do płci.
Maniery mają znaczenie w e-mailu, zbyt
We wszystkich poza najbardziej formalnych przypadkach dopuszczalne jest wysłanie listu e-mail zamiast wysłania listu. Wiele ofert pracy sugeruje odpowiedź e-mail. Email jest bardziej swobodną formą komunikacji, ale tak jak w liście przewodnim, nadal obowiązują zasady gramatyki i etykiety. Błędy i błędy ortograficzne zostaną zauważone i będziesz przez nich oceniany.
Te same wytyczne obowiązują przy pisaniu do dwóch lub trzech osób lub grupy. Wysyłając wiadomość e-mail, ważne jest jednak umieszczenie adresów e-mail w polu "UDW" zamiast w polu "Do". Wiele osób nie chce, aby ich adresy e-mail stały się publiczną wiedzą, zwłaszcza gdy tak łatwo jest przesłać e-mail z informacjami kontaktowymi wszystkich osób. "bcc", co oznacza "kopia niewidoczna", oznacza, że możesz zobaczyć adres, ale inni odbiorcy nie.
