Żadna firma nie jest zbyt mała dla systemu kontroli zapasów. Mimo to takie opcje, jak zintegrowany system elektroniczny, nie są ani konieczne, ani opłacalne. Z drugiej strony, znalezienie równowagi pomiędzy posiadaniem zbyt dużej i zbyt małej ilości zapasów może być trudne w przypadku systemu ręcznego. Jeśli to opisuje Twoją firmę, używanie arkusza kalkulacyjnego Excel do śledzenia zasobów może być opłacalną alternatywą. Mimo że program Excel nie może zautomatyzować wszystkiego, formuły i reguły formatowania warunkowego mogą pomóc w obliczaniu poziomów zapasów w magazynie i pomagać w dokładnym i terminowym zamawianiu zasobów.
Utwórz podstawowy arkusz kalkulacyjny z zasobami
Utwórz arkusz kalkulacyjny od podstaw lub pobierz bezpłatny szablon śledzenia zapasów ze strony Microsoft Office pod adresem office.microsoft.com. W przypadku prostego systemu 11-kolumnowy arkusz kalkulacyjny będzie działał dla zadań śledzenia zasobów. Utwórz etykiety kolumn dla identyfikatora inwentarza, nazwy produktu, opisu, ceny jednostkowej, ilości w magazynie, sprzedanych artykułów, bieżącej ilości, poziomu ponownego zamówienia i etykiety kolumny, aby zidentyfikować wycofane produkty. Będziesz musiał uzupełnić arkusz kalkulacyjny bieżącymi informacjami, więc może to być również dobry moment na przeprowadzenie inwentaryzacji fizycznej.
Jak to działa
Wprowadź bieżące dane o asortymencie we wszystkich produktach oprócz sprzedanych, bieżącej ilości i wycofanych kolumnach. Kolumna z wycofanych pozycji służy jako alternatywa do usuwania informacji z arkusza kalkulacyjnego, ponieważ elementy stają się niedostępne. Gdy aktualizujesz arkusz kalkulacyjny, wprowadzając dane sprzedane przez przedmiot, formuła obliczy ilość aktualnie dostępną. Jeśli bieżące poziomy ilości są równe lub mniejsze niż poziom ponownego zamówienia, kolor tła w kolumnie bieżącej ilości będzie ostrzegał o zmianie kolejności poprzez zmianę koloru.
Utwórz formułę Current Quantity
Wpisz ilość w magazynie minus wartość sprzedanych składników w kolumnie bieżącej ilości. Aby go utworzyć, kliknij pierwszą komórkę pod etykietą bieżącej ilości i wprowadź znak równości. Następnie kliknij pierwszą komórkę pod ilością na etykiecie magazynowej, wprowadź znak minus, kliknij pierwszą komórkę pod etykietą sprzedanych etykiet i naciśnij "Enter". Na przykład formuła może wyglądać jak "= E3-F3". Aby rozszerzyć formułę, kliknij komórkę, umieść wskaźnik myszy nad prawym dolnym rogiem komórki, aby wskaźnik przypominał krzyżyk. Przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij na dół arkusza kalkulacyjnego.
Wprowadź Regułę kolejności zamówień
Zmień kolor tła komórki bieżącego rozmiaru na czerwony, aby powiadomić Cię, kiedy nadejdzie czas zmiany kolejności. Aby to zrobić, kliknij pierwszą komórkę pod etykietą bieżącej ilości, wybierz "formatowanie warunkowe" z wstążki Excel, wybierz "podświetl opcje komórki" i wybierz "pomiędzy". W oknie dialogowym, które zostanie otwarte, wpisz liczbę 5 w polu pierwsze pole tekstowe, wpisz zero w drugim polu tekstowym i wybierz "jasnoczerwone wypełnienie" z rozwijanego okna. Rozszerz regułę, przeciągając przez wszystkie komórki w kolumnie, tak jak w przypadku formuły.
