Księga płac zawiera informacje dotyczące płac i wynagrodzeń wypłacanych pracownikom. Informacje często dotyczą jednego okresu rozliczeniowego. Firmy będą musiały utworzyć specjalną księgę główną dla informacji o płacach. Inną nazwą tej księgi może być dziennik płac. Dziennik może pomieścić więcej informacji niż tradycyjna księga. Każde konto zawiera informacje dotyczące płac, wynagrodzeń, świadczeń, podatków od wynagrodzeń i innych informacji. Firmy zazwyczaj muszą założyć konta wydatków i zobowiązań.
Utwórz konta kontrolujące listy płac. Są to konta KG na najwyższym poziomie, które kontrolują każde konto znajdujące się pod nim. Numer konta kontrolnego może wynosić 200500 dla zobowiązań i 600500 dla wydatków.
Używaj różnych numerów kont dla płac i wynagrodzeń. Konta płac powinny zawierać informacje dla pracowników opłacanych co godzinę. Rachunki wynagrodzeń powinny być specyficzne dla stałych kosztów pracy. Numer konta powinien zaczynać się od 200501 i 600501 (zobowiazania i wydatek), kontynuując w ten sposób dla każdego konta potrzebnego.
Wymień każdy podatek od wynagrodzeń osobno w księdze głównej. Podatki od wynagrodzeń obejmują federalne, stanowe, socjalne, Medicare i bezrobocie. Utwórz konto wydatków dla części pracodawcy i odpowiedni rachunek zobowiązań dla każdego podatku.
Rejestruj zapisy płac na zasadzie memoriałowej. Na przykład, przygotuj listę płac pod koniec każdego dwutygodniowego okresu rozliczeniowego. Opublikuj informacje w odpowiednich wydatkach i kontach płatnych.
Ogranicz dostęp księgi płac do starszych księgowych. Osoby te powinny być jedynymi, które mają dostęp do księgi głównej w celu wprowadzania zmian.
