Jak uruchomić ewidencje kościelne

Inwentaryzacja dla organizacji religijnych może być zarówno przedmiotami fizycznymi, jak i umiejętnościami członków zborów chcących ofiarować swój czas. Ci, którzy są gotowi oddać swój czas i wiedzę, powinni zostać rozliczeni, aby mogli być odpowiednio wykorzystani dla dobra Kościoła. Fizyczne aktywa kościelne powinny być udokumentowane na piśmie z dokumentami przechowywanymi bezpiecznie w wielu lokalizacjach. Wiele osób może pomóc w przygotowaniu inwentaryzacji kościoła, ale konserwację i bezpieczne przechowywanie należy przypisać do jednego wyznaczonego. Zbieranie inwentaryzacji początkowych może trwać nawet tydzień, a roczne rozliczenie zapasów nie powinno trwać dłużej niż dzień lub dwa. Ten projekt wymaga uwagi.

Przedmioty, które będą potrzebne

Oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego
Internet
Drukarka / kopiarek
Schowek
Ołówek
Etykiety

Zapasy przedmiotów fizycznych

Uzyskaj gotowy formularz ewidencji kościoła z Internetu lub utwórz własne za pomocą oprogramowania do arkuszy kalkulacyjnych. U góry formularza wpisz nazwę i spacje swojej organizacji dla numeru arkusza i nazwy lokalizacji. Poniżej należy utworzyć kolumny zatytułowane "Numer seryjny", Opis przedmiotu, "Data pozyskania", "Wartość początkowa" i "Zachowaj / zlikwiduj". Wydrukuj wystarczającą liczbę kopii formularza, aby użyć go w każdym pokoju kościoła i umieść w schowku.

Rozróżnij dostawy i sprzęt, zwracając uwagę na kwotę w dolarach, która określa to rozróżnienie. Na przykład przedmioty o koszcie poniżej 500 USD każdy są uważane za dostawy, podczas gdy produkty o koszcie powyżej 500 USD każdy są uważane za wyposażenie. Ze względu na swoją wartość sprzęt powinien zostać zinwentaryzowany, podczas gdy nie ma potrzeby inwentaryzacji dostaw.

Utwórz sekwencyjną listę numerów seryjnych za pomocą arkusza kalkulacyjnego i wypisz numery, po jednym, na etykietach 1-calowych. Za pierwszym razem, gdy inwentarz jest kiedykolwiek brany, numery seryjne powinny być w unikalnym formacie liczbowym na rok. Unikalny numer to ten, który zmieni się sekwencyjnie, na przykład: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Zacznij w jednym pokoju i zidentyfikuj wszystkie przedmioty, które liczą się jako sprzęt. Po zidentyfikowaniu należy dołączyć jedną etykietę numeru seryjnego na dole każdej pozycji, aby umożliwić śledzenie elementów.

Zanotuj numer arkusza i nazwę pokoju, używając formularzy inwentarza w schowku. Dla każdej pozycji z podanym numerem seryjnym zapisz dane we wszystkich polach znajdujących się w formularzu inwentarza.

Pole opisu powinno zawierać przegląd przedmiotu. Pole seryjne powinno zawierać numer, który umieściłeś na dole elementu. Przy pobieraniu informacji o inwentaryzacji, data pozyskania i wartość początkowa mogą być niedostępne. Jeśli tak, wypełnij formularz odpowiednio. Jeśli tak nie jest, zapisz bieżącą datę w polu pozyskania daty i oszacuj wartość. Jeśli przedmiot jest przechowywany, po prostu zaznacz pole. Jeśli jest usuwany, należy zanotować datę utylizacji.

Przechodź z pokoju do pokoju powtarzając kroki 4 i 5. Pamiętaj, aby podczas zmiany lokalizacji pamiętać o numerze arkusza i nazwie pokoju u góry każdego arkusza.

Wykonaj pojedyncze kopie wypełnionych formularzy inwentarzowych. Umieść po jednym egzemplarzu, w kolejności od numeru arkusza, do segregatora z trzema pierścieniami. Umieść jeden segregator w bezpiecznym miejscu poza biurem, a drugi na miejscu w biurze administracyjnym. Przestrzegaj procedur inwentaryzacji przynajmniej raz w roku.

Zapas zestawów umiejętności

Uzyskaj gotową formę wolontariatu kościelnego z Internetu lub utwórz własne za pomocą oprogramowania do arkuszy kalkulacyjnych. Uwzględnij pola "Nazwa", "Adres", "Numer telefonu", "Adres e-mail", "Dostępne dni" i "Dostępne godziny tygodniowo". W kolumnie w dół strony wyświetl listę wymaganych umiejętności lub ról oraz instrukcje dla wolontariuszy, aby omówić interesujące Cię obszary, takie jak kierowca autobusu, wolontariusz usług gastronomicznych, koordynacja działań i urzędnik ds. Darowizn żywnościowych.

Rozpowszechniaj formularz w szkole niedzielnej lub nabożeństwie kościelnym lub wysyłaj pocztą z prośbą o jego zwrot w określonej lokalizacji w określonym dniu lub przed określoną datą.

Umieść formularze w segregatorze z trzema pierścieniami lub dla łatwości użycia, stwórz cyfrową bazę danych z danymi osobowymi i zainteresowaniami wolontariuszy. W ten sposób można nawiązać bezpośredni kontakt z zainteresowanymi członkami kongregacji, a personel administracyjny może dokładnie zobaczyć zasoby dostępne dla kościoła.

Rozpowszechniaj nowe formularze dla wolontariuszy nie później niż raz w roku. Jeśli zaktualizowane formularze nie zostaną zwrócone osobie, która wcześniej wypełniła je rok wcześniej, skontaktuj się telefonicznie, aby ustalić, czy nadal chcesz przekazać czas w obszarach, które wcześniej zauważyli i wprowadzić odpowiednie zmiany.

Wskazówki

Tłumaczenie danych z karty spisu inwentarza do cyfrowego arkusza kalkulacyjnego zapewnia trzeci punkt bezpiecznego przechowywania.

Dodanie nowych produktów do ekwipunku w ich postaci zapewni, że data ich pozyskania i wartość początkowa zostaną prawidłowo zarejestrowane.

Poprawiaj formularz wolontariusza co roku, aby dołączyć nowe zestawy umiejętności lub pozycje.