Listy zobowiązań są ważnymi dokumentami dla osoby lub firmy. W idealnej sytuacji Twoja firma powinna wdrożyć system przechowywania lub archiwizacji, który pozwala właścicielom i innym pracownikom na pobieranie potwierdzeń i zapisów dotyczących aktywów i kont w razie potrzeby. Podczas gdy Twoja firma nie musi trwale przechowywać swoich zobowiązań, powinna przechowywać je przez co najmniej 10 lat.
Dekada rekordów
Jak długo należy przechowywać zapisy biznesowe w pliku, zależy od działania, wydatków lub zdarzenia, które dokument zapisuje, zgodnie z Internal Revenue Service. Dokumenty odnoszące się do transakcji i płatności powinny być przechowywane przez co najmniej 10 lat, zgodnie z Financial Web. Takie dokumenty obejmują wyciągi bankowe, kontrakty, rachunki należne i należne oraz anulowane czeki.
Efektywne skały nagrywające
Głównym powodem przechowywania rekordów zobowiązań jest sytuacja, gdy ktoś ma pytanie dotyczące sprzedaży lub starej umowy. W takich przypadkach musisz być w stanie szybko zlokalizować przedmioty związane ze sprzedażą lub kontraktem. Posiadanie dostępu do rachunków płatnych jest również ważne w przypadku, gdy klient lub pracownik pozywa firmę.
Utrzymaj IRS Happy
IRS sugeruje przechowywanie zapisów, które wspierają dochód lub potrącenia na zeznaniu podatkowym, aż do wyczerpania się okresu ograniczenia tego zwrotu, czyli okresu, w którym można zmienić zeznanie podatkowe, aby ubiegać się o kredyt lub zwrot. Oznacza to, że musisz mieć dostępne rekordy zobowiązań, abyś mógł udokumentować zysk lub stratę ze sprzedaży lub sprzedaży składnika aktywów przez okres, w którym składnik aktywów pozostaje w eksploatacji. Następnie, zgodnie z QBalance.com, wszystkie rekordy i pokwitowania dotyczące zasobu muszą być przechowywane przez kolejne trzy lata.
Więcej niż Recordkkeeping
Aby zmaksymalizować przestrzeń i zminimalizować możliwą utratę dokumentacji z pożaru, kradzieży lub zniszczenia, Twoja firma może chcieć odejść elektronicznie. Przenosząc rekordy zobowiązań do elektronicznego systemu archiwizacji, Twoja firma może zmniejszyć koszty administracyjne i czas personelu. Programy są dostępne online i lokalnie w sklepach z artykułami biurowymi. Obowiązują opłaty i różnią się znacznie w zależności od programu. Zautomatyzowane systemy płatnicze często zapewniają elektroniczne fakturowanie, usługi płatnicze i śledzenie / raportowanie online.
