"Biuro bez papieru" może nigdy nie zostać zrealizowane w stu procentach. Pomimo intensywnego korzystania z komputera prawie wszystkie firmy nadal wymagają pewnych dokumentów papierowych. Stanowi to wyzwanie, gdy firmy zależne od komputera muszą łączyć się z danymi z formularzy papierowych. "Konwersja" fizycznych danych do wirtualnych systemów może być realizowana poprzez ręczne wprowadzanie danych, obrazowanie dokumentów i rozpoznawanie optyczne.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Dokumenty papierowe
-
Budżet na wyposażenie i personel
Określ swoje cele biznesowe i potrzeby. Określ, czy przechwytujesz płatności klientów, przetwarzasz aplikacje czy archiwizujesz dokumenty wewnętrzne. Sprawdź, czy chcesz zapisać rzeczywiste obrazy dokumentów do przechowywania elektronicznego, lub po prostu musisz przechwycić dane papierowe do komputerowej bazy danych. Dokonanie tych ustaleń pomoże ci zdecydować, jaki system przetwarzania danych będzie najlepiej odpowiadał twoim potrzebom.
Rozwiązania oprogramowania dla przedsiębiorstw. Poproś o referencje od oprogramowania i dostawców od firm, które wykonują podobne operacje przechwytywania danych do tego, co zamierzacie zrobić. Zapytaj, czy możesz odwiedzić miejsca pracy, wykonując rodzaj konwersji papieru na elektronikę, który zamierzasz wykonać. Najlepszym sposobem na wybór systemu jest zobaczenie go w akcji. Jeśli przechwytujesz tylko niewielką ilość danych z formularzy, możesz uniknąć sytuacji, w której jedna osoba wpisuje dane do arkusza kalkulacyjnego Excel. Ale w nowoczesnym biznesie prawdopodobnie tak nie jest. Najprawdopodobniej będziesz musiał znaleźć system oprogramowania, a może nawet nowy sprzęt, jeśli przechwytywanie dokumentu / obrazu jest częścią twojego planu.
Porównaj opracowane rozwiązania programowe i wybierz jedną. Skontaktuj się ze sprzedawcą lub dystrybutorem oprogramowania, aby rozpocząć proces zakupu systemu i zainstalowania go. Pierwszym krokiem, ogólnie znanym jako "odkrycie", jest moment, w którym sprzedawca podróżuje do Twojej witryny, aby określić Twoje dokładne potrzeby i najlepsze dla nich rozwiązanie.
Pozostań w kontakcie ze sprzedawcą podczas odkrycia i podczas instalacji. Zadawaj wiele pytań i przejmuj własność projektu; zachęcać wszystkich pracowników, którzy będą wykonywać czynności związane z rejestrowaniem dokumentów i wprowadzaniem danych, aby zrobić to samo.
Przetestuj system całkowicie. Jeśli w rozwiązaniu występują błędy lub luki, najlepiej je znaleźć, gdy dostawca jest na miejscu. Spowoduje to znacznie szybsze rozwiązywanie problemów i rozwiązywanie problemów.
Wskazówki
-
Współpracuj z renomowanym dostawcą i próbuj uzyskać opinie od jednego z poprzednich klientów dostawcy.
