Należności małego biura są bieżącym rachunkiem zobowiązań złożonym z zobowiązań dłużnych, które muszą zostać zapłacone w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Ważne jest, aby dokumenty wspierające te pozycje zadłużenia były zorganizowane w taki sposób, aby płatności na rzecz tych zobowiązań były dokonywane na czas. Terminowa płatność zobowiązań utrzymuje pozycję kredytową organizacji oraz zapewnia dobre i stabilne relacje z wierzycielami i dostawcami.
Dopasuj otrzymane faktury do zamówienia zakupu i dokumentu otrzymania lub wykonania usługi. Ważna i do zapłacenia faktura istnieje po otrzymaniu zatwierdzonego zamówienia zakupu i otrzymaniu towarów z zamówienia lub usług. Twórz foldery według nazwy dostawcy, aby przechowywać niedopasowane zamówienia zakupu, otrzymywania dokumentów i innych dokumentów pomocniczych.
Plik dokumentów płatniczych kont według daty płatności. Po dopasowaniu faktur do dokumentów potwierdzających, sprawdź termin płatności i ustaw datę płatności faktury. Porządkuj faktury w folderach reprezentujących każdy dzień miesiąca. Po ustaleniu daty płatności faktury należy ją złożyć w tym dniu. Folder akordeonu, który nie zajmuje dużo miejsca, może być wykorzystany do uporządkowania dokumentów; każda karta może reprezentować dzień miesiąca. Jeśli folder akordeonowy jest zbyt mały, należy rozważyć użycie wiszących plików, które zapewniają więcej miejsca na papierkową robotę. Przypisz tylko dzień miesiąca do każdego folderu lub pliku; po zakończeniu bieżącego miesiąca możesz ponownie użyć tych plików przez następny miesiąc.
Uwzględnij w swoim dziennym harmonogramie płatny plik rachunków z tego dnia. Jeśli w tym dniu są wystawiane faktury, wystawić płatność za fakturę i oznaczyć ją jako zapłaconą. Na fakturze należy podać datę płatności, numer czeku lub identyfikator transakcji, jeśli płatność została dokonana drogą elektroniczną, kwota zapłacona i dane osoby, która dokonała płatności.
Plikuj faktury w plikach tworzonych dla każdego dostawcy lub wierzyciela. Plik dostawcy powinien zawierać wszystkie zapłacone faktury od początku okresu rozliczeniowego lub 12-miesięcznego. Dokumenty w tym pliku obsługują płatności dokonane na rzecz dostawcy. Jeśli pojawi się problem dotyczący płatności lub sprzedawca nie otrzyma płatności, ta dokumentacja może zapewnić wsparcie w momencie, gdy płatność została zakończona, oraz w elementach, które zostały zapłacone lub nie zostały zapłacone.
