Właściwe szacowanie kosztów jest ważne, ponieważ pomaga w odpowiednim zaangażowaniu dolarów w działalność gospodarczą. Proces ten wymaga odrobiny doświadczenia, badań, podejmowania decyzji i oceny. Jednak żaden z tych elementów sam nie zapewni dobrego oszacowania kosztów. Wszyscy menedżerowie i analitycy, którzy wykonują połączone przygotowanie kosztorysów, mogą to zrobić z dużą dokładnością. Z kolei ich praca może być następnie wykorzystana do podejmowania decyzji finansowych wpływających na kierunek rozwoju firmy w przyszłości.
Dokładność jest krytyczna
Im lepsza dokładność szacunku kosztu, tym lepsze planowanie i podejmowanie decyzji przewidują i dostosowują do przyszłych zmian. Ma to kluczowe znaczenie, gdy decyzje biznesowe muszą być podejmowane w oparciu o wykształcone domysły, w których zła decyzja może zakończyć się poważną utratą zysków. Dobre oszacowanie kosztów pomaga również obniżyć marże operacyjne, unikając niepotrzebnych wydatków.
Problemy z niedokładnością
Złe szacunki kosztują firmę na dwa sposoby. Oczywiście, niedoszacowanie kosztów projektu może spowodować awarię finansową w połowie lub w ważnym punkcie, co może zagrozić zakończeniu projektu. Niewystarczające zasoby lub wsparcie pracy mogą skutecznie zamknąć projekt, co powoduje, że jego koszt jest droższy z powodu opóźnienia. Cały ten nieoczekiwany wzrost kosztów zmniejsza lub eliminuje zysk. Przecenianie tworzy tłuszcz w projekcie ze zbyt dużą ilością zasobów. Cenne fundusze są marnowane na nadmierną konsumpcję, ponownie redukując dolary, które można by przypisać do zysku.
Prowadzenie według harmonogramu
Dokładność kosztorysowa zmusza projekt biznesowy do utrzymania harmonogramu i realizacji. Zwłaszcza w przypadku projektów klientów, gdy szacunek zostanie potwierdzony, firma musi pozostać w budżecie, jeśli nie chce stracić pieniędzy. Ma to wpływ na wszystkie działania biznesowe, które mają miejsce w budżecie lub poniżej budżetu, przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich celów klienta, w tym harmonogramu i dostawy.
Dobre podejmowanie decyzji
Dobre decyzje biznesowe są tak dobre, jak dane, na których się opierają. Znaczenie dokładnych szacunków kosztów staje się istotne, gdy podejmowane są decyzje, które mogą spowodować zmiany. Inwestowanie środków w nowe kierunki oraz obniżanie kosztów w celu uzyskania oszczędności zależą w dużej mierze od poprawności szacunków kosztów. Zakładane liczby są następnie uwzględniane w zobowiązaniach, umowie, budżetach, zamówieniach i rachunkowych rozliczeniach międzyokresowych. Jeśli dane okazują się błędne, w ostatniej sekundzie należy dokonać dalszych pilnych zmian, aby to zrekompensować. Unikanie takiej sytuacji sprawia, że oszacowania są prawidłowe za pierwszym razem w przypadku krytycznych.
