Jest kilka powodów, dla których pracownik może potrzebować dowodu, że pracuje dla ciebie. Zazwyczaj dzieje się tak dlatego, że ktoś - na przykład właściciel - chce potwierdzenia, że pracownik ma pracę i stały dochód. Zagraniczni pracownicy mogą potrzebować listu weryfikacyjnego, aby uzyskać wizę. Pisanie listu nie jest skomplikowane, o ile jesteś ostrożny, nie ujawniaj żadnych poufnych informacji.
Szablony i formularze
Sprawdź, czy twój dział zasobów ludzkich ma standardowy szablon listów weryfikacyjnych. Jest to powszechna praktyka, szczególnie w większych firmach. Szablon ułatwia pisarzowi kończenie pracy, a HR nie musi się martwić, że list mówi coś złego. Jeśli list ma kwalifikować pracownika do niektórych świadczeń rządowych, zaangażowana agencja może mieć standardowy formularz. Od pracownika wymaga się wypełnienia formularza, a następnie wypełnienia go.
Zachowaj to formalne
List weryfikacyjny nie jest przyjazny i nie jest twórczym pisaniem. To czysty biznes, więc wyślij go na papier firmowy, napisany w standardowym formacie biznesowym. Podpisz jak każdy inny list biznesowy. Wiersz tematu - "Weryfikacja zatrudnienia dla Jane Doe" - pozwala odbiorcy poznać temat. Tekst jest tam, gdzie mówisz odbiorcy, że Jane Doe rzeczywiście działa dla ciebie i jaka jest jej pensja, jeśli to konieczne. Pisząc do imigracji, możesz również potrzebować informacji o tym, jak długo ona pracuje dla Ciebie i jakie są jej obowiązki.
Postępować zgodnie z zasadami
Skontaktuj się z działem HR, nie tylko o dostępnych szablonach, ale także o procedurach, które musisz wykonać. Może na przykład obowiązywać zasada firmy, że przed wysłaniem informacji o pracownikach pracownik musi wyrazić na to zgodę na piśmie. Ogranicz list do nagich faktów, o które się prosisz: jeśli list nie wymaga informacji o wynagrodzeniu, nie podawaj ich. Unikaj odręcznych komentarzy na temat osobowości lub wydajności pracownika, które mogą wrócić, by cię ugryźć.
Rzeczy do oglądania
Litery weryfikacyjne brzmią rutynowo, ale ważne decyzje - czy twój pracownik otrzymuje mieszkanie lub polisę ubezpieczeniową? - może się na nich opierać. Nie tylko wyrzucaj odpowiedzi: dowiedz się o datach zatrudnienia lub wynagrodzeniu z rekordów firmy, zanim umieścisz je na papierze. (Sprawdzenie listu przed wysłaniem go lub sprawienie, aby dział HR to zrobił. Mistyping 50 000 $, gdy pensja pracownika wynosi 60 000 $, może wpłynąć na to, czy dostanie mieszkanie.
