Praktycznie każda organizacja opiera się na komputerach lub skomputeryzowanym sprzęcie do niektórych funkcji, a wiele organizacji polega na tym, że pracownicy codziennie korzystają z komputerów. Pomimo tych cenników, które te maszyny noszą, oferują one zwrot z inwestycji organizacji w postaci wzrostu wydajności, bardziej profesjonalnych prezentacji, a nawet lepszej komunikacji.
Wydajność
W czasach zanim komputery stały się wszechobecne w amerykańskich organizacjach, pracownicy w rolach o złożonych funkcjach, takich jak rachunkowość i analiza, często musieli wykonywać zaawansowane obliczenia z użyciem niewiele więcej niż ołówka, papieru i kalkulatora. Pracownicy, którym powierzono tworzenie dokumentów, musieli również spisywać swoje produkcje ręcznie. Komputery wprowadziły element elektroniczny, który umożliwia pracownikom tworzenie plików cyfrowych bez konieczności pisania na papierze, a elektroniczne arkusze kalkulacyjne umożliwiają pracownikom wykonywanie złożonych obliczeń matematycznych po prostu wpisując je do urządzenia. Kiedy organizacja rozszerzenia 4-H w St. Paul, Minn.,. przedstawił komputery w 1986 roku, zgodnie z Journal of Extension, agenci szybko osiągnęli wzrost wydajności w produkcji materiałów szkoleniowych, a nawet generowali komunikaty prasowe.
Profesjonalizm
Tak jak komputery pozwalają pracownikom na wydajniejsze tworzenie dokumentów, maszyny pomagają pracownikom nadać tym dokumentom wyrafinowany i profesjonalny wygląd. Zamiast na przykład odręcznego lub wypisanego manuskryptu do lokalnej gazety lub publikacji, pracownicy mogą generować dokument w aplikacji, elektronicznie sprawdzać błędy ortograficzne i gramatyczne oraz przesyłać dokument bezpośrednio do edytora. Specjaliści ds. Sprzedaży mogą używać komputerów do generowania wykresów i wykresów przedstawiających zalety swoich produktów i usług, a prezenter może wykorzystywać komputery do opracowywania i dostarczania profesjonalnych, animowanych, a nawet interaktywnych pokazów slajdów.
Udostępnianie danych
Na liście korzyści biurowych oferowanych przez komputery strona internetowa Spam Laws wielokrotnie potwierdza zdolność komputerów i sieci do udostępniania informacji. Pracownicy w jednym miejscu mogą tworzyć dokumenty elektroniczne, a pracownicy w innym miejscu - nawet w innym kraju - mogą odzyskać dokument zaledwie kilka chwil później. Ponieważ pliki elektroniczne zajmują tylko bardzo małą ilość fizycznej powierzchni, pracownicy mogą również zabierać ze sobą pliki podczas podróży lub elektronicznie uzyskiwać dostęp do nich z odległej lokalizacji.
Porozumiewanie się
Komputery umożliwiają komunikację elektroniczną, a ta forma natychmiastowego dostępu stanowi prawdopodobnie jedną z najważniejszych zalet, jakie komputery mogą zaoferować organizacji. Korzystając z komunikacji elektronicznej, takiej jak poczta e-mail, wiadomości błyskawiczne i transmisje internetowe, liderzy organizacji mogą komunikować się z bardzo dużą liczbą pracowników w czasie rzeczywistym, niezależnie od fizycznej lokalizacji. Komputery pomagają również w ułatwianiu komunikacji elektronicznej z innymi ważnymi interesariuszami, takimi jak inwestorzy i dostawcy, a klienci mogą korzystać z komunikacji elektronicznej, aby szybko uzyskać pomoc lub nawet złożyć zamówienie. Komputery mogą nawet pomóc organizacjom zmniejszyć koszty komunikacji, ułatwiając konferencje wideo, które ograniczają fizyczne podróże lub ustanawiając połączenia głosowe, które eliminują potrzebę korzystania z tradycyjnych telefonów.
