Dokumenty polityki i procedur firmy są kluczowym czynnikiem w utrzymaniu wydajności, spójności i jasnej komunikacji. Niektóre firmy decydują się na tworzenie indywidualnych dokumentów dla różnych procedur, podczas gdy inne gromadzą wszystkie zasady i procedury w jednym podręczniku, który przedstawiają każdemu pracownikowi. Dobrze udokumentowane zasady i procedury zapewniają korzyści pracownikom, klientom i firmie.
Ustaw oczekiwania
Zasady firmy często określają oczekiwania dotyczące zachowania pracowników na takie tematy, jak frekwencja, terminowość, ubiór, przepisy bezpieczeństwa i wiele innych. Dokumenty dotyczące polityki i procedury często określają odpowiedzialność firmy wobec jej pracowników, w tym zatrudnianie równych szans, urlop i zwolnienie chorobowe, urlop rodzinny itp. Osoby kontaktowe ds. Zatrudnienia i listy ofert mogą odwoływać się do polityki firmy i instrukcji procedur (lub podręcznika pracownika) i informować, że pracownik zgadza się przestrzegać zasad określonych w instrukcji. Niektóre firmy wymagają od nowych pracowników podpisania formularza wskazującego, że otrzymali instrukcję.
Zachęcaj efektywność
Najbardziej skutecznym sposobem osiągnięcia celu jest ostateczna podstawa procesów firmy. Może to nie być najłatwiejszy lub najszybszy sposób, ale jest to najmniej pracochłonny sposób na osiągnięcie celu bez poświęcania jakości, ponoszenia ryzyka lub ignorowania jakichkolwiek wymagań prawnych. Teoretycznie, jeśli każdy pracownik postępuje zgodnie z ustaloną procedurą dla każdego zadania, za każdym razem firma osiągnie wszystkie cele w najbardziej efektywny sposób. W rzeczywistości preferowana procedura może nie być możliwa za każdym razem, więc wiele procesów zawiera konkretną politykę dotyczącą radzenia sobie z taką sytuacją. Może to obejmować zatwierdzenie z wyższego poziomu lub po prostu dodatkową dokumentację.
Zachęcaj do spójności
Spójność generalnie zwiększa wydajność. Kiedy ludzie robią to samo za każdym razem, w końcu stają się zdolni do ukończenia procesu w krótszym czasie, co oznacza, że mogą wykonywać więcej pracy w tym samym czasie. Spójność rodzi również pewność siebie. Konsekwentne metody zapewniają klientom, że firma będzie obsługiwać ich konta z taką samą ostrożnością i precyzją podczas każdej interakcji. Spójność pomaga pracownikom i klientom zarówno wiedzieć, czego się spodziewać w obliczu danej sytuacji.
Zostań prawnikiem
Ustawy, organy nadzorujące lub firmy ubezpieczeniowe wymagają od firm dokumentowania i dystrybucji niektórych procesów i procedur. Na przykład większość stanów wymaga, aby firmy miały ustalony proces obsługi roszczeń pracowniczych i upewnienia się, że wszyscy pracownicy wiedzą, jak działa ten proces. Firmy ubezpieczeniowe i agencje regulacyjne, takie jak OSHA, wymagają od firm szczegółowych zasad bezpieczeństwa, zwłaszcza w środowisku produkcyjnym. Umieszczenie tych informacji w dokumencie procesu i procedury pozwala firmie spełnić wymagania dotyczące dystrybucji.
Komunikować się efektywnie
Firma może mieć wielu pracowników, wiele lokalizacji i / lub pracowników, którzy pracują na różnych zmianach. Pracownicy opuszczą firmę, a nowi pracownicy dołączą do firmy. Najprostszym sposobem przekazywania oczekiwań i procesów wszystkim pracownikom, bez nikogo, komu brakuje, pozostawiania informacji lub niespójności jest pisanie i rozpowszechnianie oficjalnego dokumentu dotyczącego polityki i procedur. Upewnienie się, że wszyscy mają dostęp do tych samych informacji, pomaga również chronić firmę przed nieuzasadnionymi niewłaściwymi kombinacjami zakończeń.
