Zasady i procedury firmy stanowią wytyczne dla pracowników i kierownictwa. Ilekroć pojawiają się pytania dotyczące postępowania lub operacji, istnieje polityka ukierunkowana na kierowanie zachowaniami i rozwiązywanie problemów etycznych. Dobrze napisane procedury firmy pomogą działowi zasobów ludzkich w codziennych zadaniach; zrozumienie zasad i wiedza, gdzie szukać pomocy lub dodatkowych informacji, ma kluczowe znaczenie dla przestrzegania przez pracowników zasad.
Podstawy
Zasady firmy określają akceptowalne zachowania i oczekiwania pracowników, a procedury opisują i definiują przepływy procesów i cele firmy. Zarówno zasady, jak i procedury powinny jednak zostać opracowane w ramach celów organizacji; Podręczniki dotyczące polityki i procedur są zatem pisane z ostatecznym celem pomagania pracownikom w wypełnianiu ogólnej misji firmy. Kierownicy ds. Zasobów ludzkich mogą współpracować z kierownikami innych działów w celu opracowania zasad i procedur, które ostatecznie wzmocnią firmę.
Znaczenie
Dzięki szczegółowym informacjom na temat pracowników, zasady firmy stanowią ramy, dzięki którym pracownicy mogą się doskonalić. Natomiast w podręczniku dotyczącym polityki określono również kroki, które zostaną podjęte, jeśli pracownik złamie zasady firmy. Zapewnia to firmie ochronę prawną; kiedy pracownicy podpisują się na podręcznikach polityki firmy, uznają przyjęte standardy zachowania i ich dalsze zatrudnienie zależy od przestrzegania zasad postępowania.
Podobnie procedury firmy obejmują opisy stanowisk pracy, a także działania i cele pracowników. Jeśli piszesz podręcznik postępowania, warto zastanowić się, co firma chce zrobić dla pracowników, a także jak i kiedy to zrobić.
Funkcjonować
Zasady i procedury firmy nie są czymś, co należy przechowywać na zakurzonej półce. W rzeczywistości podręczniki polityki i procedury działają najlepiej, gdy są aktywne i regularnie aktualizowane. W końcu firmy nieustannie ewoluują, aby sprostać zmieniającym się potrzebom biznesowym. Dlatego też menedżerowie ds. Zasobów ludzkich muszą dokonywać przeglądu zasad i procedur jako wysiłku zespołowego i regularnie, być może co miesiąc. Wszelkie zmiany proceduralne, po uzyskaniu autoryzacji, zostaną następnie przekazane menedżerom do przeglądu w odpowiednich działach. Ponadto zaleca się coroczne przechowywanie podpisanych kopii opinii pracowników i akceptacji zasad firmy.
Rodzaje
Procedury firmy określają, w jaki sposób pracownicy będą wykonywać zadania, w tym opisy stanowisk pracy, odpowiedzialność działu i strukturę raportowania organizacyjnego. Procedury mogą również obejmować oczekiwane wyniki i indywidualne cele, ustalanie rocznych standardów wydajności pracowników i działów. Przykładami są cele sprzedażowe na osobę lub oceny obsługi klienta dla zespołu centrum obsługi klienta. Podobnie ogólne zasady mogą obejmować standardy zachowań pracowników, takie jak ubiór, oczekiwania, dodatki urlopowe i wakacyjne oraz polityka nękania seksualnego.
Strategie
Ogólne zasady i procedury firmy powinny być pisane z myślą o dwóch celach: być jasne i zwięzłe oraz obejmować przekrój wkładu departamentów. Nikt nie korzysta z mylących instrukcji operacyjnych i podręczników dla pracowników. Dlatego, jeśli piszesz zasady i procedury firmy, preferowana jest krótka, punktowa struktura zdań plus ilustracje. Na przykład, pisząc "Każdy piątek w miesiącach czerwcu, lipcu i sierpniu będzie dniem wolnym od sukienki", a następnie listę dopuszczalnych ubrań, wyraźnie określających zarówno pracowników, jak i kierownictwo, co jest dozwolone. Pisanie "w okresie letnim" lub brak listy dopuszczalnych ubrań pozostawiłoby zasadę otwartą dla osobistej interpretacji, która mogłaby prowadzić do problemów, gdyby pracownik pojawił się w pracy na początku września w odcięciach i t-shirtach.
Podobnie, tylko poprzez zaangażowanie różnych przedstawicieli departamentów można uzyskać prawdziwy obraz tego, jakie zasady i procedury należy nakreślić. Podręczniki powinny być pisane tylko po wprowadzeniu danych przez wszystkie wydziały, których dotyczy problem, umożliwiając kompleksowe podejście do wytycznych organizacyjnych. Ten kompleksowy środek umożliwi większy buy-in lub akceptację menedżerów departamentów i doprowadzi do lepszej komunikacji w całej firmie i realizacji biznesplanu.
