Jak prowadzić rejestry firmowe. Prawidłowe przechowywanie danych firmowych może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej organizacji. Wykonaj następujące kroki.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer z dostępem do Internetu
-
System archiwizacji
Zrozumieć, jakie są korporacyjne zapisy
Utrzymuj przejrzysty, efektywny ślad w decyzjach korporacyjnych dzięki wykorzystaniu protokołów z posiedzeń i innych notatek. Dokumenty firmowe zawierają wszystkie ważne dokumenty związane z Twoją firmą, od umów, przez korporacyjne umowy o wynajem, po formularze zatwierdzania umów dzierżawy nieruchomości.
Wiedz, że przechowywanie zapisów korporacyjnych nie jest sprawą, którą wydaje się być, gdy zaczynasz korporację. W przyszłości odniesiesz się do tych zapisów, aby określić cele firmy, wkład partnera, a nawet rozstrzygnąć wewnętrzne spory dotyczące korporacyjnego kierunku i misji.
Nagrywaj wszystkie ważne decyzje korporacyjne. Jeśli nie jesteś pewien, zapisz go. Dzięki nowoczesnym możliwościom skanowania i zarządzaniu papierami poza miejscem pracy dobrze jest mieć grube, mięsiste pliki jako zapisy spotkań korporacyjnych. Dokładny spis treści pozwoli zaoszczędzić czas w przyszłości, gdy potrzebne będą informacje.
Wiedzieć, kiedy nagrywać
Rejestruje protokoły z dorocznych zgromadzeń akcjonariuszy i spotkań dyrektorów, nawet jeśli odbywają się one za pośrednictwem połączenia konferencyjnego lub przez Internet. Zwykle są mniej formalne niż spotkania wewnętrzne, ale często jest tak, gdy chodzi o najlepsze pomysły.
Wiedz, że uchwały, czy to pomiędzy partnerami, czy te podejmowane przez pracowników firmy, są tak silne, jak papier, na którym są napisane. Umowy ustne mają niewielki wpływ na otoczenie korporacyjne, dlatego tak ważne jest prowadzenie rejestrów firmowych.
Wskazówki
-
Prowadzenie korporacyjnego przewodnika po dokumentach w biurze pomoże każdemu wyznaczonemu jako hodowca rekordów prawidłowo sformatować i zindeksować protokół. Gdy zapisy muszą być wysyłane poza miejsce przechowywania, należy zachować kopie w biurze oraz w ognioodpornej lokalizacji poza siedzibą. Czas spędzony na prowadzeniu księgowości firmowej zazwyczaj zależy od wielkości firmy. Duże firmy mogą potrzebować zatrudnić pracownika specjalnie do obsługi rekordów. Małe firmy często mogą sobie poradzić, poświęcając około godziny na tydzień, aktualizując rekordy.
Ostrzeżenie
Nie myśl, że nie masz czasu, aby odpowiednio rejestrować swoje decyzje korporacyjne. Prowadzenie dobrze zindeksowanej księgowości firmowej może zaoszczędzić czas i pieniądze, a także może uratować cię w obliczu sporów sądowych w przyszłości. Książka firmowa zawiera poufne informacje istotne dla Twojej firmy. Nigdy nie zabieraj go do domu lub w inny sposób usuwaj z miejsca pracy. Nie chcesz ponosić odpowiedzialności za jego utratę.
