Jeśli prowadzisz małą firmę, musisz zachować zapisy, aby zachować swój status korporacyjny. Nawet jeśli zdecydujesz się nie włączać swojego małego biznesu, po prostu ma sens prowadzenie rejestrów biznesowych. Jeśli kiedykolwiek chciałbyś sprzedać swoją firmę lub śledzić to, co zrobiłeś w przeszłości, będziesz potrzebować danych do odniesienia. Oto jak prowadzić rekordy dla małej firmy.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Dwa trójpierścieniowe spoiwa
-
Karty indeksu dla każdego segregatora
-
Dostęp do Internetu
Kup dwie trzy-kołowe segregatory i karty indeksu. Użyjesz jednego segregatora do swoich oficjalnych dokumentów (wymaganych przez biuro Sekretarza Stanu w celu utrzymania statusu korporacyjnego firmy), a drugiego do codziennych rejestrów biznesowych.
Sprawdź, jakie zapisy należy zachować w oficjalnym segregatorze. Przejdź na stronę Sekretarza Stanu, aby uzyskać listę zapisów wymaganych przez prawo. Większość stanów wymaga, aby w oficjalnym segregatorze przechowywano co najmniej następujące zapisy: dokumenty założycielskie lub organizacyjne, protokoły z posiedzeń, uchwały, certyfikaty i pieczęć firmowa.
Określ, jakie dodatkowe rekordy należy przechowywać. Te zapisy zostaną zachowane w drugim segregatorze. Oto przykłady zapisów, które powinny być przechowywane w segregatorze danych: * zapisy księgowe Wnioski i pozwolenia Umowy zawarte przez spółkę Polisy ubezpieczeniowe posiadane przez spółkę Certyfikaty członkostwa Nazwiska i adresy wszystkich członków lub akcjonariuszy i ich interesów Imiona oficerów Umowa operacyjna lub przepisy wykonawcze i wszelkie zmiany Transakcje akcji * Opłaty składane przez państwo (takie jak raporty roczne)
Oznacz etykiety kartami indeksu. Utwórz zakładki indeksu dla wszystkich rekordów, które będziesz przechowywać w każdym segregatorze.
Umieść rekordy za odpowiadającymi im kartami indeksu. Przefiltruj całą swoją papierkową robotę i umieść zapisy biznesowe za każdą odpowiednią kartą. Alfabetyczne karty indeksu ułatwią znalezienie potrzebnych dokumentów.
Podejmuj decyzje biznesowe dotyczące dokumentów. Stwórz papierowy ślad dla każdej decyzji i transakcji, które podejmuje Twoja mała firma. Prowadzić pisemną rejestrację decyzji biznesowych, zarówno z minutami na oficjalne spotkania, jak i nieoficjalnymi zapisami decyzji podejmowanych w codziennym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Pamiętaj, aby datować wszystkie rekordy.
Aktualizuj rejestry. Konfiguracja segregatorów jest tylko pierwszym krokiem. Musisz zachować bieżące informacje, trzymając się co najmniej trzech lat uchwał członka lub akcjonariuszy.
Wskazówki
-
Przykładowe minuty i inne zapisy biznesowe są dostępne online. Możesz także kupić ogólne szablony rekordów biznesowych od różnych firm specjalizujących się w zakładaniu nowych firm.
Ostrzeżenie
Jeśli nie uda ci się zachować odpowiednich zapisów dla małej firmy, Twoja firma może ryzykować utratę statusu korporacyjnego.
