Każda firma, duża lub mała, realizuje projekty w normalnym toku działalności. Niektóre projekty są realizowane bez żadnych problemów, a niektóre z nich nigdy nie powstają. Projekty zakończone sukcesem zwykle zaczynały się od użycia ram zarządzania projektami, aby podzielić projekt na łatwe do zarządzania elementy.
Definiowane środowisko zarządzania projektami
Monash University, jedna z największych międzynarodowych uczelni w Australii, definiuje strukturę zarządzania projektami jako zbiór narzędzi procesowych i szablonów zaprojektowanych do wspólnego zarządzania projektem przez cały cykl jego życia. Mówiąc prościej, ramy zarządzania projektami określają sposób, w jaki projekt jest gotowy do ukończenia. Projekt ma naturalny cykl życia, który rozpoczyna się przed jego rozpoczęciem i ewoluuje do czasu zakończenia projektu. Są naturalne etapy projektu: inicjowanie, planowanie, wykonywanie, kontrolowanie i zamykanie. Uniwersytet Północnego Teksasu zapewnia szczegółowe źródło zarządzania projektami, Podręcznik zarządzania projektem, który szczegółowo opisuje znaczenie każdego etapu.
Inicjowanie
Jest to początek projektu, który daje możliwość podania interesariuszom konkretnych powodów dotyczących wartości projektu. Interesariuszami mogą być osoby bezpośrednio lub pośrednio dotknięte skutkami projektu. Etap inicjowania wymaga od menedżera projektu określenia zakresu i celów projektu, określenia sponsora projektu i całkowitej ilości zasobów projektu oraz określenia potrzeb projektu.
Planowanie
W tym kroku niektóre nakładają się na inicjowanie, ale ogólnie określa się je jako kluczowe czynniki planowania związane z projektem. Niektóre kluczowe działania związane z planowaniem to: plany budżetowe, harmonogramy, plan zamówień, wymagania dotyczące zespołu projektowego i rekrutacji oraz ryzyka związane z projektem.
Wykonanie
Faza wykonania jest najdłuższą fazą cyklu życia projektu i polega na pomiarze wszystkich ukończonych zadań poprzez ocenę zadań według miary jakości ustalonej przez zainteresowane strony. Aby proces ten zakończył się sukcesem, środki jakości muszą pasować do definicji SMART. Wszystkie środki powinny być konkretne, mierzalne, możliwe do osiągnięcia, realistyczne i terminowe.
Kontrolowanie
Ta faza zapewnia, że wszystkie zadania przypisane do różnych faz projektu zostały przeanalizowane i spełniają standardy jakości projektu. Ten etap jest podobny do etapu wykonania, ale jego celem jest w rzeczywistości mierzenie wydajności projektu, porównywanie rzeczywistej wydajności z oczekiwaną wydajnością oraz usuwanie wszelkich rozbieżności w wydajności lub jakości projektu.
Zamknięcie
Ostatni etap cyklu życia projektu może być najważniejszy; aby projekt został uznany za zakończony, wszystkie zadania projektu muszą zostać pomyślnie zakończone. Końcowy etap projektu wymaga od kierownika projektu ukończenia audytu projektu, przeprowadzenia końcowych spotkań projektowych oraz złożenia i przesłania wszystkich dokumentów związanych z projektem. Po przedłożeniu dokumentów kierownik projektu musi przedstawić raport zamknięcia projektu i uzyskać raport zatwierdzony przez komitet sterujący lub sponsora projektu.
