W większości przypadków struktura organizacyjna firmy staje się bardziej hierarchiczna w czasie. Struktura hierarchiczna nie tylko tworzy bardziej formalny projekt organizacyjny, ale także wyjaśnia role i obowiązki pracowników na każdym poziomie. Jak zauważa MindTools.com, jasne role i obowiązki zapewniają istotne zalety niezbędne do ciągłego wzrostu. Do najważniejszych należą: zwiększona kontrola wewnętrzna, możliwości specjalizacji w zakresie pracy, lepsze zarządzanie procesami i lepsze wyniki operacyjne.
Kontrola wewnętrzna
Silne kontrole wewnętrzne, takie jak rozdzielenie obowiązków, różne poziomy uprawnień i okresowe przeglądy, są niezbędne do skutecznego zarządzania ryzykiem wewnętrznym, ustanowienia odpowiedzialności i utrzymania przewagi konkurencyjnej. Według Międzynarodowej Federacji Księgowych jasne role i obowiązki są niezbędne do ustalenia hierarchii podejmowania decyzji, której wymaga silny system kontroli wewnętrznej. Na przykład dzielą firmę na poziomy określające, kto stworzy strategię zarządzania ryzykiem, kto zapewni nadzór i kto wdroży kontrole na poziomie operacyjnym.
Specjalizacja zawodowa
Umiejętność dopasowania umiejętności, kwalifikacji i doświadczenia właściwej osoby do właściwej pracy ma kluczowe znaczenie dla sprawnej administracji i osiągnięcia długoterminowych celów. Wyjaśniając role i obowiązki, rozwijająca się firma może lepiej definiować stanowiska pracy, co z kolei pozwala na zwiększenie specjalizacji zawodowej. Właściwe opisy stanowisk dają obiektywną podstawę do oceny wydajności pracowników, identyfikacji potrzeb szkoleniowych i promowania pracowników. Wszystko to ostatecznie pomaga firmie stać się bardziej wydajną.
Zarządzanie procesem
Jasne role i obowiązki są niezbędne do stworzenia tego, co EMC, globalna firma informatyczna, określa jako ramy współpracy. Im większy staje się biznes, tym trudniej jest zarządzać nim samemu. Jednak bez zdefiniowania ról i obowiązków środowisko zarządzania może szybko zejść w pole walki z konkurencyjnym ego. Z drugiej strony, dobrze zdefiniowane role i obowiązki oraz ramy decyzyjne pomagają zapewnić, że zarówno procesy, jak i ludzie zazębiają się bez problemów.
Wydajność operacyjna
Być może największą zaletą jest to, że jasne role i obowiązki pomagają poprawić wydajność operacyjną. Chociaż wyjątkowa wydajność zależy od wielu czynników, wiele zależy od jasnego zdefiniowania ról i obowiązków każdego pracownika. Ma to kluczowe znaczenie nie tylko dla pomocy przedsiębiorstwom w określeniu i podjęciu decyzji, kiedy nadejdzie odpowiedni czas na skorzystanie z nowych możliwości, ale także w upewnieniu się, że praca nie jest ani pomijana, ani powielana, ani też nieskuteczna.
