Dla wielu osób pamiętanie dużej liczby numerów telefonów jest niemożliwym zadaniem. Gdy ktoś dzwoni do twojego biura, musisz mieć w tej chwili odpowiedni numer, a najlepszym sposobem na to jest utrzymanie katalogu telefonicznego biura. Podczas gdy duże biura mogą mieć skomplikowane systemy telefoniczne z elektronicznymi katalogami, większość biur nie potrzebuje niczego tak rozbudowanego. Przy niewielkim wysiłku można utworzyć prosty katalog biurowy, aby umieścić wszystkie potrzebne informacje na wyciągnięcie ręki.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego lub konto Dokumentów Google
Utwórz nowy arkusz kalkulacyjny i nazwij go "Office Directory". Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego to łatwy sposób na skonfigurowanie katalogu telefonicznego dla biura, które nie jest wystarczająco duże, aby mieć centralny katalog telefoniczny.
Dodaj do arkusza kalkulacyjnego trzy nagłówki kolumn: Imię, Biuro i Telefon. Jeśli chcesz, dodaj więcej kolumn do arkusza kalkulacyjnego i możesz łatwo śledzić na przykład adresy e-mail i numery faksów.
Wyślij katalog (lub link do niego, jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego online) do współpracowników i poproś, aby wypełnił swoje poprawne informacje i odesłał je do Ciebie. Może istnieć asystent administracyjny z niektórymi z tych informacji, od których możesz natychmiast poprosić o podanie informacji.
Zestawiaj wyniki w jeden arkusz kalkulacyjny ze wszystkimi zmianami na nim. Masz teraz działający katalog telefonu do swojego biura.
Wydrukuj spis telefonów lub wyślij go pocztą e-mail do reszty biura do ogólnego użytku. Zobacz Wskazówki poniżej, aby w prosty sposób rozprowadzić katalog telefonu bez najmniejszych kłopotów.
Wskazówki
-
Ponieważ numery telefonów biurowych zmieniają się stosunkowo często, korzystanie z internetowego arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Dokumenty Google, może zaoszczędzić czas i wysiłek. Udostępnij arkusz kalkulacyjny katalogu telefonicznego wszystkim osobom w biurze i pozwól im wprowadzać niezbędne zmiany, a ponieważ katalog jest dostępny online, nie będziesz musiał się martwić o wysyłanie nowych kopii podczas aktualizacji katalogu.
