W pewnym momencie kariery prawdopodobnie będziesz musiał napisać raport biznesowy. Raport biznesowy zazwyczaj odnosi się do konkretnego projektu lub komponentu firmy, przedstawia wyniki i przekazuje zalecenia planowanemu czytelnikowi.
Planowanie i pisanie odpowiedniego raportu biznesowego, który dociera do zamierzonych odbiorców i motywuje swoich czytelników, wymaga planowania, badań i zaangażowania w sukces raportu. Podczas gdy styl pisania konkretnego raportu biznesowego powinien odzwierciedlać Twój osobisty styl pisania i osobowość, a także osobowość firmy, istnieje kilka przydatnych wskazówek dotyczących pisania raportów, z których każdy może skorzystać.
Wyjaśnij cel raportu
Niewiele wskazówek dotyczących pisania raportów jest równie ważna, jak definiowanie i wyjaśnianie celu raportu. Zrób to tak wcześnie, jak to możliwe, aby nie marnować czasu i energii na niepotrzebne problemy. Zbierz wszystkie informacje potrzebne do rzetelnego raportu. Czasami może to oznaczać rozmowę z osobami zaangażowanymi lub może być tak samo zaangażowany, jak prowadzenie projektu badawczego.
Przykład:
Ten raport dotyczy technik marketingowych, które stosowaliśmy w ciągu ostatnich pięciu lat w celu pozyskiwania nowych klientów. Opierając się na analizie technik, wydanych pieniędzy i ilu nowych klientów uzyskaliśmy od każdego z nich, chciałbym polecić trzy konkretne typy marketingu.
Zorganizuj wszystkie istotne informacje
Pamiętaj, aby ograniczyć informacje do celu raportu biznesowego. Nie pozwól rozszerzyć zakresu raportu, ponieważ może to spowodować utratę formatu raportu biznesowego. Jeśli celem raportu jest rekomendowanie trzech konkretnych tematów technik marketingowych, skup się na tych trzech technikach i istotnych informacjach.
Przykład:
Jak widać na podstawie moich badań, są to trzy najlepsze techniki marketingowe, które polecam. Są najbardziej opłacalne pod względem pozyskania jak największej liczby nowych klientów.
Poznaj odbiorców formatu raportu biznesowego
Musisz zrozumieć, do kogo piszesz i jak określać, jak najlepiej reagować na tę grupę odbiorców. Określ ton, nastawienie i nacisk, który jest skierowany do Twoich czytelników. Chociaż powinieneś zawsze być profesjonalistą w swoim biznesowym stylu pisania raportów, poziom szczegółowości, który podasz, może się różnić w zależności od tego, kto czyta raport.
Jeśli piszesz do kierownictwa wyższego szczebla, możesz chcieć uwzględnić bardziej trafne liczby i badania oraz bardziej szczegółowo opisać swoje opisy. Jeśli piszesz do zespołu marketingowego, który rozumie żargon marketingowy, możesz użyć formatu raportu biznesowego, który ma bardziej zrelaksowany ton i mówi technikom, z których korzystałeś w przeszłości.
Motywuj swoją publiczność
Skomponuj raport biznesowy, używając mocnych słów, które zmotywują Twoich odbiorców. Twórz skuteczne, dobrze ułożone zdania, ale pozostań wierny swojemu osobistemu stylowi pisania raportów biznesowych. Niektórzy odbiorcy mogą skanować tylko ten raport, więc wybierz format raportu biznesowego z punktorami, dużą ilością spacji, dobrym nagłówkiem i napisami oraz krótkimi akapitami.
Przykład:
Trzy zabójcze techniki marketingowe
Możemy zdobyć o 35 procent więcej klientów i zaoszczędzić pieniądze, stosując trzy następujące techniki marketingowe:
- Comiesięczne biuletyny z wiadomościami e-mail dostarczającymi przydatne treści.
- Kwartalne promocje w sklepie.
- Reklama w lokalnej gazecie.
Korekta przed wysłaniem
Jedną z najistotniejszych wskazówek dotyczących pisania raportów jest ich sprawdzenie, edycja i korekta przed rozpowszechnieniem raportu. Posiadanie drugiego zestawu oczu przeczytanych w raporcie to doskonały sposób, aby upewnić się, że twoja wiadomość jest jasna. Zostaw sobie dużo czasu na edycję i korektę raportu przed terminem. Nie spiesz się z tym krokiem. Rozpowszechniając raport, upewnij się, że wszystkie dokumenty i załączniki są uwzględnione i że każdy je otrzymuje.
