Transakcje księgowe nie są rejestrowane na zasadzie kasowej, lecz na zasadzie memoriałowej. Oznacza to, że transakcja ma miejsce, gdy ma miejsce, niekoniecznie po wymianie gotówki. Odbiór lub wypłata gotówki może być oddzielną transakcją od momentu sprzedaży towarów, zakupu lub zarobków pracownika. Każda transakcja jest rejestrowana w dzienniku lub książce, a okresowo firma chce zamknąć te książki, aby zobaczyć, jak działa.
Rachunkowość memoriałowa
Okres rozliczeniowy to zazwyczaj miesiąc, kwartał lub rok. Rachunkowość memoriałowa rozpoznaje transakcje w okresie, na który wpływają przychody lub koszty. Na przykład materiały można kupić w ciągu jednego miesiąca, ale nie można ich opłacić do następnego miesiąca. Muszą one jednak zostać rozpoznane w pierwszych miesiącach, ponieważ zostaną wykorzystane do stworzenia towarów przeznaczonych do sprzedaży. Gdy zostaną opłacone, odbędzie się oddzielna transakcja.
Co to jest transakcja?
Transakcja to każde zdarzenie, które ma miejsce w firmie i ma wpływ na pieniądze. Zakup dostaw, sprzedaż towarów i pracownik pracujący i zarabiający są przykładami transakcji biznesowych. Każdy musi być zarejestrowany w odpowiednim czasopiśmie z obciążeniem i wpisem kredytowym na tę samą kwotę. Aby obciążyć konto, zwykle należy do niego dodać. Zaliczenie polega na usunięciu z niego kwoty.
Księga Główna
Po zapisaniu transakcji w odpowiednich czasopismach są one następnie rejestrowane w księdze głównej. Najłatwiej jest myśleć o księdze głównej jako szczegółowym raporcie codziennych transakcji. Transakcje te są rejestrowane w porządku chronologicznym.
Zamykanie książek
Pod koniec cyklu księgowania książki będą musiały zostać zamknięte, aby rozpocząć nowy cykl. Dostosowanie zapisów księgowych będzie konieczne w celu zarejestrowania wszelkich kwot naliczonych za okres, który nie został jeszcze wyszczególniony, oraz do usunięcia wszelkich odroczonych pozycji. Konieczne będzie zamknięcie zapisów księgowych, aby pozbyć się księgi przychodów i rozchodów, przypisując kwoty do dochodu i zysków zatrzymanych.
Inne powody, aby zamknąć książki
Po zamknięciu wpisów kwoty są rejestrowane do dochodów i zysków zatrzymanych. Pomaga to w sporządzaniu sprawozdań finansowych dla firmy, aby ocenić jej ogólną wydajność. Istnieją trzy podstawowe typy sprawozdań finansowych: bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych. Kolejnym powodem zamknięcia książek jest wykrywanie błędów. Łączenie debetów i kredytów spowoduje wyświetlenie poważnych błędów, ponieważ sumy muszą zawsze być zgodne.
